Het automatiseren van factuurcontrole goedkeuringen gebeurt door intelligente software die inkoopfacturen automatisch vergelijkt met je geregistreerde in- en verkoop. Dit systeem controleert prijzen, detecteert afwijkingen en stuurt facturen door naar de juiste personen voor goedkeuring op basis van vooraf ingestelde regels. Je bespaart hiermee tot 80% van je administratieve tijd en voorkomt handmatige fouten in je facturatieproces.
Wat is geautomatiseerde factuurcontrole en waarom heb je het nodig?
Geautomatiseerde factuurcontrole is een systeem dat inkomende leveranciersfacturen automatisch controleert tegen je eigen administratie en verkoopgegevens. Het vergelijkt prijzen, hoeveelheden en diensten zonder dat je daar handmatig naar hoeft te kijken.
De voordelen zijn meteen duidelijk. Waar je vroeger uren bezig was met het controleren van elke factuur, doet het systeem dit nu binnen enkele seconden. Je voorkomt dubbele betalingen, onjuiste bedragen en vergeten goedkeuringen. Bovendien krijg je realtime inzicht in je marges per klant en dienst.
Moderne bedrijven stappen over op automatisering omdat handmatige controles simpelweg niet meer schaalbaar zijn. Als je groeit, groeit ook het aantal facturen exponentieel. Een geautomatiseerd systeem groeit mee zonder dat je extra personeel hoeft aan te nemen. Het verbetert ook je compliance omdat alle controles gedocumenteerd worden en niets door de mazen van het net valt.
Welke factuurcontroles kun je het beste automatiseren?
De meest effectieve controles voor automatisering zijn prijsverificatie, leveranciervalidatie, detectie van dubbele facturen en budgetcontroles. Deze vier hebben de grootste impact op je financiële processen.
Prijsverificatie werkt door inkoopprijzen automatisch te vergelijken met contractafspraken en historische gegevens. Het systeem detecteert direct wanneer een leverancier andere prijzen hanteert dan afgesproken. Leveranciervalidatie controleert of facturen daadwerkelijk van erkende leveranciers komen en of de factuurnummers kloppen.
Dubbele facturen zijn een veelvoorkomend probleem dat kostbaar kan zijn. Automatische detectie voorkomt dat je tweemaal betaalt voor dezelfde dienst of product. Budgetcontroles zorgen ervoor dat uitgaven binnen de gestelde limieten blijven en escaleren naar managers wanneer drempelbedragen worden overschreden.
Een praktisch voorbeeld: als je Microsoft Teams-licenties inkoopt, controleert het systeem automatisch of het aantal gefactureerde licenties overeenkomt met wat je daadwerkelijk hebt verkocht aan klanten. Afwijkingen worden direct gemeld.
Hoe stel je een automatische goedkeuringsworkflow in?
Een automatische goedkeuringsworkflow begint met het definiëren van goedkeuringsniveaus en drempelbedragen. Facturen onder bijvoorbeeld €500 kunnen automatisch worden goedgekeurd, terwijl hogere bedragen naar een manager gaan.
Begin met het instellen van gebruikersrollen. Bepaal wie welke facturen mag goedkeuren en tot welk bedrag. Een teamleider kan bijvoorbeeld facturen tot €2.000 goedkeuren, terwijl alles daarboven naar de directeur gaat. Dit voorkomt vertragingen en zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden.
Configureer vervolgens escalatieprocedures voor uitzonderingen. Wanneer een factuur afwijkt van de normale parameters, moet het systeem weten wat te doen. Stel tijdslimieten in voor goedkeuringen. Als een manager binnen 48 uur niet reageert, kan de factuur automatisch doorgestuurd worden naar zijn vervanger.
Test je workflow grondig voordat je live gaat. Stuur testfacturen door het systeem om te controleren of alle routes correct werken. Zorg ook voor duidelijke notificaties zodat goedkeurders weten wanneer hun actie vereist is.
Welke problemen voorkom je met geautomatiseerde factuurcontrole?
Geautomatiseerde factuurcontrole voorkomt de meest kostbare administratieve fouten: dubbele betalingen, onjuiste bedragen, ontbrekende goedkeuringen en compliance-problemen. Deze fouten kunnen je bedrijf duizenden euro’s kosten.
Dubbele betalingen gebeuren sneller dan je denkt, vooral bij leveranciers die zowel digitaal als per post factureren. Het systeem herkent identieke facturen ongeacht het formaat en blokkeert automatisch de tweede betaling. Onjuiste bedragen worden gedetecteerd door vergelijking met contractprijzen en historische data.
Ontbrekende goedkeuringen zijn een veelvoorkomend compliance-risico. Zonder automatisering kunnen facturen per ongeluk betaald worden zonder de juiste autorisatie. Het geautomatiseerde systeem zorgt ervoor dat elke factuur de voorgeschreven goedkeuringsroute doorloopt.
Een concreet voorbeeld: stel je koopt telecomdiensten in voor €10.000 per maand, maar de leverancier factureert per ongeluk €12.000. Het systeem detecteert dit verschil automatisch en houdt de betaling tegen totdat het is onderzocht. Zo voorkom je overpaying en behoud je controle over je cashflow.
Bij ResalePartners helpen we ICT-resellers en MSP’s dagelijks met het automatiseren van hun factuurcontrole. Ons systeem werkt met meer dan 110 leveranciers en detecteert automatisch afwijkingen tussen inkoop en verkoop. Of je nu worstelt met handmatige controles of gewoon wilt groeien zonder extra administratieve lasten, we denken graag met je mee over een oplossing die bij jouw situatie past.