Hoe koppel je Exact Online aan je telecomleverancier?

Voor ICT-resellers en MSP’s die meerdere telecomleveranciers beheren, is de boekhouding vaak een tijdrovend proces. Inkoopfacturen komen binnen vanuit verschillende bronnen, diensten moeten worden doorbelast aan klanten, en alles moet kloppen in Exact Online. Een goede koppeling tussen je telecomleverancier en Exact Online lost dit probleem structureel op. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over deze integratie.

Wat is een koppeling tussen Exact Online en een telecomleverancier?

Een koppeling tussen Exact Online en een telecomleverancier is een geautomatiseerde verbinding waarmee factuurdata, diensten en financiële mutaties automatisch worden uitgewisseld tussen het telecomplatform en je boekhoudpakket. In plaats van handmatig facturen over te typen of te exporteren, stroomt de informatie direct van de leverancier naar Exact Online.

Concreet betekent dit dat inkoopfacturen van leveranciers zoals KPN, Gamma of RoutIT automatisch worden verwerkt en gekoppeld aan de juiste klant en dienst in je administratie. Exact Online ontvangt vervolgens de verkoopfactuur met de juiste grootboekrekeningen, btw-codes en klantgegevens. De koppeling zorgt voor een gesloten keten: van inkoop bij de leverancier tot boeking in je boekhouding.

Voor resellers die met meerdere telecomleveranciers werken, is dit bijzonder relevant. Zonder koppeling beheer je meerdere portals, exporteer je handmatig data en verwerk je alles opnieuw in Exact Online. Met een integratie vervalt dat dubbele werk volledig.

Waarom is een directe integratie met Exact Online belangrijk voor resellers?

Een directe Exact Online integratie is belangrijk voor resellers omdat het handmatige verwerking elimineert, fouten voorkomt en realtime inzicht geeft in marges per klant. Resellers die meerdere telecomleveranciers beheren, verliezen zonder automatisering veel tijd aan het reconciliëren van inkoop- en verkoopfacturen.

De praktische voordelen zijn direct merkbaar:

Tijdsbesparing: Factuurverwerking die normaal uren kost, wordt teruggebracht tot minuten.
Minder fouten: Handmatige invoer is een bron van vergissingen. Een directe koppeling haalt de menselijke factor uit het proces.
Realtime margeoverzicht: Je ziet per klant wat je inkoopt en wat je verkoopt, zonder te wachten op een maandelijkse afsluiting.
Schaalbaarheid: Naarmate je klantenbestand groeit, groeit de administratieve last niet mee.

Voor ICT-resellers die actief groeien, is een geautomatiseerde koppeling met Exact Online ook een concurrentievoordeel. Je operations team kan zich richten op klantbeheer en groei in plaats van op het uitzoeken van factuurverschillen.

Hoe werkt een koppeling tussen Exact Online en een telecomleverancier technisch?

Technisch werkt een Exact Online koppeling met een telecomleverancier via een middleware-laag die data ophaalt bij de leverancier, verwerkt en doorstuurt naar Exact Online via de officiële API. De middleware vertaalt leveranciersspecifieke data naar het formaat dat Exact Online verwacht, inclusief grootboekrekeningen, btw-behandeling en klantverwijzingen.

Het proces verloopt doorgaans in de volgende stappen:

De telecomleverancier levert een gespecificeerde inkoopfactuur of exportbestand aan.
De middleware analyseert de factuur en koppelt elke regel aan de juiste klant en dienst.
Afwijkingen ten opzichte van eerder geregistreerde diensten of tarieven worden gesignaleerd.
De verkoopfactuur wordt aangemaakt en doorgestuurd naar Exact Online.
Exact Online boekt de factuur automatisch op de juiste rekeningen.

De kwaliteit van deze koppeling hangt sterk af van de middleware die je gebruikt. Een robuuste middleware-oplossing ondersteunt meerdere leveranciers tegelijk, verwerkt ook CDR-data (Call Detail Records) voor verbruiksgebaseerde facturatie en biedt een controlelaag voordat facturen worden doorgestuurd naar Exact Online.

Welke telecomleveranciers zijn te koppelen aan Exact Online?

Via een middleware-platform zijn tientallen telecomleveranciers te koppelen aan Exact Online, waaronder grote namen als KPN, Gamma, RoutIT, Dstny en Enreach. De beschikbare koppelingen hangen af van het middleware-platform dat je gebruikt als schakel tussen de leverancier en je boekhoudpakket.

Een breed ecosysteem van koppelingen is daarbij een belangrijk selectiecriterium. Resellers die meerdere leveranciers combineren op één factuur, hebben baat bij een platform met geautomatiseerde telecom- en IT-oplossingen dat niet alleen telecomleveranciers ondersteunt, maar ook IT-distributeurs zoals TD Synnex, Ingram Micro en Pax8, en PSA-tools zoals Autotask en HaloPSA.

Naast de beschikbaarheid van koppelingen telt ook de diepte ervan. Een goede integratie doet meer dan facturen doorsturen. Ze verwerkt ook:

Verbruiksgegevens (CDR’s) voor voice, SMS en data
Licentiemutaties, zoals toegevoegde of verwijderde werkplekken
Tariefwijzigingen die afwijken van de eerder geregistreerde inkoopprijs

Hoe meer leveranciers je combineert, hoe groter de waarde van een centrale middleware-laag die alles samenvoegt richting Exact Online.

Wat zijn de stappen om Exact Online te koppelen aan je telecomketen?

Om Exact Online te koppelen aan je telecomketen doorloop je vier hoofdstappen: kies een middleware-platform, registreer je leveranciers en klanten centraal, configureer de koppeling met Exact Online en activeer de automatische factuurverwerking. De implementatie duurt gemiddeld drie tot zes maanden, afhankelijk van het aantal leveranciers en de complexiteit van je portfolio.

Een meer gedetailleerde aanpak ziet er zo uit:

Inventariseer je leveranciers en diensten: Breng in kaart welke telecomleveranciers je gebruikt en welke diensten je per klant levert. Dit vormt de basis voor de koppeling.
Kies een middleware-platform: Selecteer een platform dat zowel je telecomleveranciers als Exact Online ondersteunt en een controlelaag biedt voor inkoopfacturen.
Registreer klanten en diensten centraal: Zorg dat elke klant en elk abonnement correct is ingevoerd in het middleware-platform, zodat factuurregels automatisch worden gekoppeld.
Configureer de Exact Online koppeling: Stel grootboekrekeningen, btw-codes en klantverwijzingen in zodat facturen correct worden geboekt.
Test met echte facturen: Verwerk een aantal inkoopfacturen handmatig mee om te controleren of de automatische verwerking klopt.
Activeer de automatisering: Zodra de configuratie klopt, verloopt de verwerking volledig automatisch.

Een goede middleware-partner begeleidt je door dit proces en zorgt dat de koppeling met Exact Online stabiel blijft bij tariefwijzigingen of nieuwe leveranciers.

Welke fouten worden voorkomen door Exact Online te integreren met telecomfacturatie?

Door Exact Online te integreren met telecomfacturatie via middleware voorkom je de meest voorkomende fouten in de reseller-administratie: dubbele factureringen, tariefafwijkingen die onopgemerkt blijven, verkeerde klanttoewijzing en doorbelasting van diensten die al zijn opgezegd.

In de praktijk zien resellers zonder automatisering regelmatig de volgende problemen:

Tariefwijzigingen die niet worden verwerkt: Een leverancier past een prijs aan, maar de klantfactuur blijft op het oude tarief. Of andersom: je betaalt meer dan je doorbelast.
Volumefouten: Het aantal gefactureerde diensten klopt niet met het aantal actieve abonnementen.
Dubbele factureringen: Dezelfde dienst wordt twee keer in rekening gebracht, bijvoorbeeld na een migratie.
Doorbelasting na opzegging: Een klant zegt een dienst op, maar de leverancier blijft factureren en jij belast het onbewust door.
Verkeerde grootboekboeking in Exact Online: Handmatige invoer leidt tot boekingen op de verkeerde rekening, wat de jaarafsluiting bemoeilijkt.

Een middleware-platform met een ingebouwde inkoopcontrole detecteert deze afwijkingen automatisch, voordat de klantfactuur wordt verstuurd. Dat is het moment waarop je ze nog kunt corrigeren zonder klantcontact of creditnota’s.

Hoe wij helpen met Exact Online koppelen aan je telecomleveranciers

Wij bieden een volledig geautomatiseerd platform dat de koppeling tussen je telecomleveranciers en Exact Online verzorgt, inclusief inkoopcontrole, CDR-verwerking en realtime margeoverzicht. Onze oplossing dekt de volledige keten van bestelling tot boekhouding.

Wat je concreet krijgt:

Koppelingen met 110+ leveranciers, waaronder KPN, Gamma, RoutIT, Dstny en Enreach
Automatische inkoopcontrole die afwijkingen detecteert vóór doorbelasting aan de klant
Directe koppeling met Exact Online voor foutloze boekingen op de juiste rekeningen
CDR-verwerking voor verbruiksgebaseerde facturatie van voice, SMS en data
Centrale registratie van alle klanten, diensten en tarieven in één beheerdersomgeving
Tot 80% tijdsbesparing op handmatige factuurverwerking

Wij zijn Kiwa ISO 27001 gecertificeerd, wat betekent dat je data veilig wordt verwerkt volgens de hoogste internationale normen voor informatiebeveiliging. De implementatie duurt gemiddeld drie tot zes maanden, en onze projectaanpak zorgt dat je snel operationeel bent. Wil je zien hoe de koppeling werkt voor jouw specifieke leveranciersmix? Neem contact op met ResalePartners voor een vrijblijvend gesprek.