Nieuwe klanten aannemen is goed nieuws. Maar als je orderproces nog grotendeels handmatig verloopt, is elke nieuwe klant ook extra werk: gegevens invoeren, diensten koppelen, factuurregels aanmaken, boekhouding bijwerken. Bij een handvol klanten is dat te doen. Bij tientallen of honderden klanten per jaar wordt het een bottleneck die je groei afremt. Automatisch nieuwe klanten verwerken in je orderproces lost dat probleem bij de bron op.
Wat betekent het om nieuwe klanten automatisch te verwerken in je orderproces?
Nieuwe klanten automatisch verwerken betekent dat het aanmaken van een klantprofiel direct een reeks vervolgacties in gang zet, zonder dat iemand dat handmatig hoeft te doen. Denk aan het koppelen van diensten, het instellen van tariefplannen, het aanmaken van facturatieregels en het synchroniseren van klantgegevens met je boekhoudsysteem.
In de praktijk gaat het om het verbinden van je CRM, PSA-tool, leveranciersportalen en boekhoudsoftware via een centraal platform. Zodra een klant wordt aangemaakt, stroomt de informatie automatisch door naar alle relevante systemen. Geen dubbele invoer, geen vergeten stappen, geen handmatige exports.
Voor ICT-resellers en MSP’s is dit bijzonder relevant omdat zij vaak met meerdere leveranciers werken. Elke nieuwe klant betekent dan niet één handeling, maar een reeks acties verspreid over verschillende portalen en systemen. Orderprocesautomatisering brengt al die stappen samen in één gestroomlijnd geheel.
Welke stappen zitten er in een geautomatiseerd orderproces voor nieuwe klanten?
Een volledig geautomatiseerd orderproces voor nieuwe klanten bestaat uit een aantal opeenvolgende stappen die elkaar automatisch opvolgen:
- Klantprofiel aanmaken: NAW-gegevens, betaalcondities en contractinformatie worden eenmalig ingevoerd en gesynchroniseerd met alle gekoppelde systemen.
- Diensten koppelen: Op basis van het afgenomen pakket worden de juiste diensten en leveranciers automatisch aan het klantprofiel gekoppeld.
- Tariefplannen instellen: Specifieke prijsafspraken worden vastgelegd en automatisch toegepast op toekomstige facturen.
- Facturatieregels activeren: Periodieke facturatie, eenmalige kosten en SLA-regels worden automatisch aangemaakt op basis van de gekozen diensten.
- Boekhoudsynchronisatie: Klantgegevens en verkoopboekingen worden automatisch doorgezet naar je boekhoudsysteem, zoals Exact Online.
- Inkoopkoppeling: Inkoopfacturen van leveranciers worden direct gekoppeld aan de juiste klant en dienst, zodat marges direct inzichtelijk zijn.
Elk van deze stappen kan handmatig uren kosten. Geautomatiseerd kosten ze seconden.
Waarom loopt klantverwerking bij resellers en MSP’s zo vaak mis?
De meeste problemen bij klantonboardingautomatisering ontstaan niet door een gebrek aan kennis, maar door een gebrek aan verbinding tussen systemen. Resellers en MSP’s werken doorgaans met een combinatie van een PSA-tool zoals HaloPSA of Autotask, een boekhoudsysteem, meerdere leveranciersportalen en soms ook een apart CRM. Die systemen praten niet automatisch met elkaar.
Het gevolg is dat medewerkers dezelfde klantgegevens meerdere keren invoeren in verschillende omgevingen. Dat levert niet alleen tijdverlies op, maar ook fouten. Een verkeerd tarief hier, een vergeten dienst daar, en voor je het weet stuur je een factuur die niet klopt met wat er is afgesproken of ingekocht.
Daarnaast zijn PSA-tools als HaloPSA en Autotask geen volwaardige facturatieplatformen. Ze kunnen kosten doorbelasten, maar missen de mogelijkheid om eigen tariefplannen, belbundels of pakketten samen te stellen waarbij via een inkoopcontrole automatisch aanpassingen worden doorgevoerd op de klantfactuur. Dat maakt ICT-resellerorderverwerking via alleen een PSA-tool structureel onvolledig.
Hoe koppel je een nieuw klantprofiel automatisch aan diensten en facturatie?
De verbinding tussen een klantprofiel en de bijbehorende diensten en facturatie begint bij een centrale beheerdersomgeving. Daarin registreer je eenmalig welke diensten een klant afneemt, bij welke leveranciers die diensten worden ingekocht en welke tarieven van toepassing zijn.
Vanuit die centrale registratie worden inkoopfacturen van leveranciers automatisch ingeladen en gekoppeld aan de juiste klant en dienst. Mutaties zoals toegevoegde of verwijderde licenties worden automatisch gedetecteerd en pro rata verwerkt op de klantfactuur. Je hoeft niet langer handmatig aanpassingen door te voeren.
Voor de facturatieautomatisering voor nieuwe klanten geldt dat specifieke prijsafspraken worden vastgelegd en automatisch toegepast. Wil je meerdere diensten bundelen op één factuur, dan is dat mogelijk zonder extra handmatige stappen. Denk aan het combineren van RMM, EDR, Microsoft 365-licenties en je eigen SLA op één overzichtelijke factuur naar de klant.
De koppeling met je boekhoudsysteem zorgt vervolgens dat verkoopboekingen automatisch worden aangemaakt op de juiste grootboekrekeningen, dat betaalcondities worden overgenomen en dat de betaalstatus wordt bijgewerkt zodra een klant betaalt.
Welke integraties zijn nodig om klantverwerking volledig te automatiseren?
Volledige automatisering van je klantverwerking vraagt om koppelingen op meerdere niveaus. Ruwweg zijn er vier categorieën integraties die je nodig hebt:
- Leverancierskoppelingen: Directe verbindingen met je telecom- en ICT-leveranciers zoals RoutIT, Enreach, Dstny, Gamma, KPN en Pax8. Via deze koppelingen worden inkoopfacturen automatisch ingeladen en gekoppeld aan klanten en diensten.
- Distributeursintegraties: Koppelingen met distributeurs zoals TD Synnex en Ingram Micro voor het automatisch verwerken van licentie- en hardwareorders.
- PSA-koppelingen: Synchronisatie met tools als HaloPSA en Autotask zodat klantgegevens, tickets en projectkosten automatisch worden meegenomen in de facturatie.
- Boekhoudintegraties: Een directe koppeling met je boekhoudsysteem, zoals Exact Online, voor automatische verkoopboekingen, debiteurbeheer en betaalstatussen.
Het middleware-orderproces verbindt al deze systemen met elkaar. Zonder een centraal platform dat als verbindende laag fungeert, blijf je afhankelijk van handmatige exports, losse portalen en foutgevoelige kopieerprocedures. Bekijk onze oplossingen voor orderproces automatisering om te zien hoe wij deze integraties invullen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het automatiseren van het orderproces?
Automatisering van het orderproces gaat regelmatig mis, en dat heeft zelden te maken met de technologie zelf. De meest voorkomende fouten zijn:
- Gegevens niet centraal registreren: Als klantgegevens en tariefafspraken verspreid staan over meerdere systemen, heeft automatisering geen betrouwbare basis om op te werken. Begin altijd met één centrale bron van waarheid.
- Integraties te laat inrichten: Veel organisaties wachten tot het misgaat voordat ze koppelingen inrichten. Bouw je integraties in bij de start van een nieuwe klantrelatie, niet achteraf.
- Inkoopcontrole overslaan: Automatisch factureren zonder te controleren of de inkoopfactuur klopt, vergroot het risico op margelekken. Automatiseer ook de controle, niet alleen de verwerking.
- Uitzonderingen niet meenemen: Klanten met afwijkende prijsafspraken of speciale bundels vallen buiten standaard automatiseringsregels als je die niet expliciet vastlegt. Zorg dat je platform flexibel genoeg is om maatwerk te ondersteunen.
- Boekhoudsynchronisatie vergeten: Orderverwerking automatiseren zonder de boekhoudkant mee te nemen, levert een half resultaat. Zorg dat verkoopboekingen, betaalcondities en betaalstatussen automatisch worden bijgewerkt.
Hoe wij helpen met het automatisch verwerken van nieuwe klanten
Wij verbinden bestelling, levering, factuurverwerking en boekhouding in één platform. Zodra je een nieuwe klant aanmaakt in de ResalePortal, worden klantgegevens gesynchroniseerd, diensten gekoppeld en facturatieregels automatisch ingesteld. Inkoopfacturen van meer dan 110 leveranciers worden automatisch ingeladen en gekoppeld aan de juiste klant en dienst, zonder dat je inlogt bij losse portalen of handmatige exports uitvoert.
Concreet biedt ons platform het volgende voor nieuwe klanten:
- Automatische koppeling van klantprofielen aan diensten, tarieven en leveranciers
- Pro rata verwerking van licentiemutaties op de klantfactuur
- Inkoopcontrole die afwijkingen signaleert voordat ze worden doorbelast
- Directe synchronisatie met Exact Online voor verkoopboekingen en debiteurbeheer
- Ondersteuning voor maatwerk tariefplannen, belbundels en gecombineerde facturen
- Tot 80% minder handmatig werk op factuurverwerking
Wil je zien hoe dit werkt voor jouw specifieke leveranciersmix en klantstructuur? Vraag een persoonlijke demo aan en ontdek hoe je je orderproces volledig kunt automatiseren.