Dit zijn de belangrijkste punten

• Licentiebeheer gaat over wie welke licentie heeft. Licentiecontrole gaat over of de inkoopfactuur klopt met de afgenomen licenties per klant.
• Er zijn vier concrete situaties waarop Microsoft 365 licentiecontrole misgaat: pro-rata-fouten bij mutaties, auto-renew uitgeschakeld, niet-doorgevoerde prijsstijgingen en gemiste opzeggingen.
• Per 19 januari 2026 staat auto-renew bij Microsoft 365 CSP standaard uitgeschakeld. Zonder actie loop je automatisch in de EST-periode met maandtarief plus drie procent toeslag.
• Per 1 juli 2026 stijgen de meeste Microsoft 365-licenties met vijf tot dertig procent. Als die stijging niet automatisch wordt doorgevoerd in je verkoopprijzen, krimpt je marge ongemerkt.
• ResalePartners automatiseert Microsoft 365 licentiecontrole via koppelingen met distributeurs als Pax8, ALSO en Ingram Micro.

In dit artikel behandelen we de volgende onderwerpen:

• Licentiebeheer vs. licentiecontrole: twee verschillende vragen
• Vier situaties waarop Microsoft 365 licentiecontrole misgaat
• Waarom 2026 het moment is om licentiecontrole te automatiseren
• Hoe automatische Microsoft 365 licentiecontrole werkt
• Via welke distributeurs koppel je Microsoft 365 aan je inkoopcontrole?
• Veelgestelde vragen

Licentiebeheer vs. licentiecontrole: twee verschillende vragen

De termen lijken op elkaar maar gaan over fundamenteel verschillende vragen. Licentiebeheer beantwoordt de vraag: welke gebruiker bij welke klant heeft welke Microsoft 365-licentie? Dat is de beheerkant. Je ziet in het Microsoft Admin Center of via je distributeur hoeveel licenties actief zijn per tenant.

Licentiecontrole beantwoordt een andere vraag: klopt de inkoopfactuur die jij ontvangt van Microsoft, Pax8, ALSO of Ingram Micro met de licenties die jij per klant hebt ingekocht en doorbelast? Dat is de inkoopkant. En dat is wat structureel onbewaakt blijft als je alleen licentiebeheer hebt geregeld maar geen licentiecontrole.

Het gat tussen de twee is precies waar marge weglekt. Je weet hoeveel licenties er actief zijn. Maar zijn er ook licenties opgezegd die toch gefactureerd worden? Zijn er mutaties doorgevoerd die pro-rata op de factuur staan maar die je niet hebt kunnen verifiëren? Klopt het licentietarief nog na de prijswijzigingen van juli 2026? Licentiecontrole geeft antwoord op die vragen. Licentiebeheer niet.

Vier situaties waarop Microsoft 365 licentiecontrole misgaat

Op basis van de MSP-praktijk zijn er vier concrete situaties die bij handmatige controle structureel worden gemist.

1. Pro-rata-fouten bij licentiemutaties

Binnen het NCE-model worden nieuwe licenties die tijdens de looptijd worden toegevoegd direct pro-rata gefactureerd voor de resterende termijn. Dat klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk komen die pro-rata-regels op factuurregels die afwijken van wat je gewend bent. Handmatige controle mist ze vrijwel altijd. Automatische controle vergelijkt de verwachte pro-rata-kosten direct met de gefactureerde bedragen en signaleert afwijkingen.

2. Auto-renew uitgeschakeld: de EST-toeslag die je niet wil

Per 19 januari 2026 staat auto-renew bij Microsoft 365 CSP standaard uitgeschakeld. Als een abonnement afloopt en je hebt geen actieve verlengingskeuze gemaakt, treedt de Extended Service Term (EST) in werking. Dat betekent maandelijks factureren tegen het maandtarief, dat tot twintig procent hoger is dan het jaartarief, plus een toeslag van drie procent. Voor een MSP met tientallen klanten en honderden licenties is handmatig bijhouden van alle verlengmomenten niet beheersbaar. Automatische bewaking signaleert welke abonnementen binnenkort aflopen en welke verlengingskeuze er nog moet worden gemaakt.

3. Prijsstijging niet doorgevoerd in de verkoopprijs

Microsoft verhoogt per 1 juli 2026 de prijzen van de meeste Microsoft 365-licenties. Business Basic stijgt van zes naar zeven dollar per gebruiker per maand, Business Standard van 12,50 naar 14 dollar, E3 van 36 naar 39 dollar. Als die inkoopprijsstijging niet automatisch wordt gesignaleerd en doorvertaald naar je verkooptarieven, krimpt je marge bij elke verlengingscyclus. Dat is geen eenmalig probleem maar een structureel margelek dat maandelijks toeneemt.

4. Opzegging verwerkt in de PSA, niet bij de leverancier

Een klant beëindigt een Microsoft 365-gebruikersaccount. De IT-manager verwerkt het in de PSA. Maar is de licentie ook teruggebracht bij de distributeur? In het NCE-model is tussentijds afschalen bij jaarcontracten niet mogelijk: die licentie loopt tot het einde van de contracttermijn. Als die situatie niet zichtbaar is, kan je blijven doorbelasten voor een licentie die de klant in de PSA als inactief beschouwt. Licentiecontrole maakt dat inzichtelijk vóór de klantfactuur de deur uit gaat.

Waarom 2026 het moment is om licentiecontrole te automatiseren

Drie ontwikkelingen tegelijk maken 2026 het urgentste jaar voor MSP’s om Microsoft 365 licentiecontrole te automatiseren.

Ten eerste de auto-renew-wijziging. Per 19 januari 2026 is auto-renew bij Microsoft 365 CSP standaard uitgeschakeld. Dat betekent dat verlengingen niet meer vanzelf gaan en dat MSP’s actief moeten bijhouden welke abonnementen wanneer aflopen. Zonder automatisering is dat bij tientallen klanten en honderden licenties onbeheersbaar.

Ten tweede de prijsstijging per 1 juli 2026. Vrijwel alle zakelijke Microsoft 365-licenties worden duurder, met stijgingen die oplopen tot meer dan dertig procent voor frontline-abonnementen. Als die inkoopprijswijzigingen niet automatisch worden gesignaleerd, werkt je backoffice maandenlang met verouderde margeberekeningen.

Ten derde de introductie van de Microsoft 365 E7 (Frontier Suite) per 1 mei 2026. Dit nieuwe enterprise-abonnement via CSP brengt nieuwe licentietypen en tariefstructuren die niet altijd direct passen in bestaande verkoopprijsmodellen. Automatische detectie van nieuwe licentietypen in de inkoopfactuur voorkomt dat er een gat ontstaat tussen inkoop en doorbelasting.

Hoe automatische Microsoft 365 licentiecontrole werkt

Met InkoopControle van ResalePartners wordt elke inkomende Microsoft 365-factuur automatisch vergeleken met de bekende licentieafspraken per klant. Dat werkt op drie niveaus.

Allereerst worden de licentie-aantallen gecontroleerd. Klopt het gefactureerde aantal actieve licenties per type met wat er per klant in het systeem staat? Zijn er licenties bijgekomen of afgenomen die pro-rata zijn verwerkt, en klopt de berekening? Ten tweede worden de tarieven gecontroleerd. Klopt het inkooptarief per licentie met de contractafspraak of het actuele Microsoft-tarief? Als er een prijswijziging heeft plaatsgevonden, wordt die direct gesignaleerd zodat je verkooptarief op tijd kan worden bijgesteld. Ten derde worden verlengmomenten bewaakt. Welke licenties lopen binnenkort af, is er een verlengingskeuze gemaakt en is auto-renew correct ingesteld? Dat voorkomt onverwachte EST-toeslagen.

Wil je ook weten hoe automatische factuurverwerking het bredere fundament legt waarop licentiecontrole draait? En hoe je afwijkingen in leveranciersfacturen structureel detecteert, ook buiten Microsoft 365?

Via welke distributeurs koppel je Microsoft 365 aan je inkoopcontrole?

De meeste MSP’s kopen Microsoft 365-licenties niet rechtstreeks bij Microsoft maar via een distributeur of indirect via een aggregator. ResalePartners koppelt met de voornaamste distributeurs in de Nederlandse MSP-markt: Pax8, ALSO en Ingram Micro. Via Pax8 worden licentiemutaties automatisch gedetecteerd op basis van de Pax8-specificaties en pro-rata verwerkt in de juiste klantfactuur. Via ALSO en Ingram Micro werkt hetzelfde principe. Op basis van de leveranciersfactuur worden aantallen, licentietypes en tarieven automatisch vergeleken met de ingevoerde inkoop per klant.

Werk je via DSD Europe of een andere distributeur? In de demo bespreek je welke koppelingen beschikbaar zijn voor jouw specifieke situatie. Wil je ook weten hoe het bredere beeld van 110+ leveranciers en platforms koppelen werkt als fundament voor jouw MSP-ecosysteem?

Wil je zien hoe Microsoft 365 licentiecontrole werkt voor jouw klantenportefeuille?

Plan een gratis demo van InkoopControle en ontdek in 30 minuten hoe automatische Microsoft 365 licentiecontrole eruitziet voor jouw specifieke situatie. Neem een recente inkoopfactuur van Pax8, ALSO of een andere distributeur mee. Dan laten we je direct zien hoe de controle werkt.

Bekijk de volledige inkoopcontrole voor MSP’s