Facturatiesoftware en een boekhoudpakket zijn twee verschillende tools die elk een eigen rol spelen in je bedrijfsvoering. Facturatiesoftware richt zich op het aanmaken, versturen en beheren van facturen, inclusief abonnementen en verbruiksdata. Een boekhoudpakket verwerkt die financiële data verder: denk aan grootboekadministratie, btw-aangifte en jaarrekeningen. De twee systemen vervangen elkaar niet, maar werken het beste samen.
Wat doet facturatiesoftware precies, en wat doet het niet?
Facturatiesoftware zorgt ervoor dat je facturen correct en op tijd de deur uitgaan. Het systeem maakt facturen aan op basis van contracten, abonnementen of verbruiksdata, verstuurt ze automatisch naar klanten en houdt bij wat er betaald is en wat nog openstaat. Voor ICT-resellers en telecomorganisaties betekent dit ook het verwerken van variabele tarieven, belbundels en licentiemutaties. Een voorbeeld van zo’n telecomdienst is Dstny voor ICT-resellers en telecom.
Wat facturatiesoftware niet doet, is net zo belangrijk om te weten. Het systeem maakt geen jaarrekeningen, verwerkt geen btw-aangiften en houdt geen grootboekadministratie bij. Het is geen vervanging voor je boekhouding, maar een gespecialiseerde laag die ervoor zorgt dat de juiste bedragen op de juiste factuur terechtkomen, voordat die data naar je boekhoudpakket doorstroomt.
Denk bijvoorbeeld aan licentiemutaties: als een klant halverwege de maand een extra gebruiker toevoegt, berekent facturatiesoftware automatisch het pro-ratabedrag en verwerkt dat op de factuur. Dat niveau van detail is iets wat een standaard boekhoudpakket simpelweg niet aankan.
Wat doet een boekhoudpakket dat facturatiesoftware niet doet?
Een boekhoudpakket beheert de financiële administratie van je hele organisatie. Het legt elke transactie vast in het grootboek, genereert een balans en een winst-en-verliesrekening, verwerkt btw-aangiften en levert de cijfers voor je jaarrekening. Kortom: het geeft je een volledig financieel beeld van je bedrijf.
Waar facturatiesoftware zich bezighoudt met het maken van facturen, verwerkt een boekhoudpakket de financiële gevolgen daarvan. Exact Online is een goed voorbeeld: zodra een factuur is verstuurd, moet er een verkoopboeking worden aangemaakt op de juiste grootboekrekening. Betaalcondities en betaaltermijnen worden overgenomen, en zodra een klant betaalt, wordt de betaalstatus bijgewerkt.
Die twee functies vullen elkaar aan. Zonder facturatiesoftware moet je handmatig facturen invoeren in je boekhoudpakket. Zonder boekhoudpakket mis je het financiële overzicht dat je nodig hebt voor rapportages, belastingaangiften en strategische beslissingen.
Wanneer heb je facturatiesoftware nodig naast je boekhoudpakket?
Een boekhoudpakket alleen volstaat niet zodra je facturatie complexer wordt dan een vaste maandelijkse factuur per klant. Voor ICT-resellers, MSP’s en telecomorganisaties is dat eigenlijk altijd het geval. Je werkt met abonnementsstructuren, verbruiksgebaseerde tarieven, meerdere leveranciers en soms ook meerdere labels of klantgroepen. Bekijk onze oplossingen voor ICT-resellers en MSP’s voor een compleet overzicht.
Concrete situaties waarin je facturatiesoftware nodig hebt:
- Je factureert honderden klanten per maand, elk met een eigen tariefplan of bundel
- Je combineert diensten van meerdere leveranciers op één factuur per klant
- Je werkt met verbruiksdata, zoals belminuten, data of licentieaantallen, die maandelijks wisselen
- Je beheert meerdere labels of bv’s vanuit één platform
- Je wilt inkoopfacturen automatisch vergelijken met wat je klanten in rekening brengt
Een boekhoudpakket is niet gebouwd om die variabele, hoge volumes aan factuurregels te verwerken. Het mist de logica om automatisch te detecteren dat een klant een extra licentie heeft toegevoegd en dat pro rata te verrekenen. Facturatiesoftware vult precies die leemte op.
Hoe werken facturatiesoftware en een boekhoudpakket samen?
De twee systemen werken samen via een koppeling, meestal een API-integratie. Facturatiesoftware verwerkt alle complexe facturatielogica en stuurt de voltooide factuurdata automatisch door naar het boekhoudpakket. Zo hoef je niets dubbel in te voeren en voorkom je fouten die ontstaan bij handmatige overdracht.
Een veelgebruikte combinatie is facturatiesoftware gekoppeld aan Exact Online. De factuur wordt aangemaakt en verstuurd vanuit de facturatieomgeving. Tegelijkertijd wordt in Exact Online automatisch een verkoopboeking aangemaakt op de juiste grootboekrekening. Klantgegevens, zoals NAW-informatie en betaalcondities, blijven gesynchroniseerd. Zodra een betaling binnenkomt en wordt verwerkt in Exact Online, wordt de betaalstatus ook bijgewerkt in de facturatieomgeving.
Het resultaat is een aaneengesloten proces: van bestelling en levering tot factuur en boeking, zonder handmatige tussenstappen. Dat maakt je administratie betrouwbaarder en geeft je realtime inzicht in marges en openstaande posten.
Bij ResalePartners helpen we ICT-resellers en MSP’s precies met dit vraagstuk. We koppelen onze facturatieoplossing aan meer dan 110 leveranciers én aan boekhoudpakketten zoals Exact Online, zodat factuurdata automatisch en foutloos doorstroomt naar je boekhouding. Of je nu worstelt met complexe abonnementsstructuren, hoge facturatievolumes of het combineren van meerdere leveranciers op één factuur: we denken graag met je mee. Neem contact op of lees verder over hoe onze integraties met boekhoudpakketten en leveranciers werken.