Kennisbank

Klant aanmaken in het portaal

Q: Hoe voorkom ik dubbele klanten?

Ga eerst naar Beheer -> Klanten en zoek op naam of KvK-nummer voordat je een nieuwe klant aanmaakt. Zo controleer je of de klant al bestaat.



Leestijd: 5 minuten

Kennisbank · Debiteurenbeheer

Demonstratie: handmatig een klant aanmaken in de portal.

Voordat je diensten en abonnementen kunt vastleggen in de portal, moeten er klanten aanwezig zijn. Klanten vormen de administratieve basis waaraan diensten, contracten, locaties en facturatie worden gekoppeld.

De portal ondersteunt meerdere manieren om klanten toe te voegen:

Handmatig via de gebruikersinterface
Geautomatiseerd via importers (bijvoorbeeld Voiceworks of RoutIT)
Via een Excel-import

Deze handleiding beschrijft het handmatig aanmaken van een nieuwe klant via het formulier in de portal.

Wanneer gebruik je dit?

Je maakt handmatig een klant aan wanneer:

Er een nieuwe eindklant, vestiging of dealer wordt toegevoegd
De klant (nog) niet via een automatische importer wordt aangeleverd
Je snel een klant wilt vastleggen om diensten te kunnen registreren
Het gaat om een eenmalige of uitzonderlijke klant

Je gebruikt deze methode niet wanneer:

Klanten structureel via een leverancier of wholesaler worden gesynchroniseerd
Grote aantallen klanten tegelijk moeten worden aangemaakt (gebruik dan Excel-import)

Hoe werkt het?

Stap 1: Ga naar het klantenbeheer

Er zijn twee manieren om het scherm voor het aanmaken van een klant te openen:

Ga in het hoofdmenu naar Beheer → klik op het plus-icoon achter Klanten
Of: ga naar Beheer → Klanten → klik op de knop TOEVOEGEN

Stap 2: Vul de klantgegevens in

Het formulier is opgedeeld in een aantal secties. Hieronder vind je uitleg per sectie.

Bedrijfsgegevens

Zoeken in het KvK-register — voer een KvK-nummer of bedrijfsnaam in om gegevens automatisch op te halen. Dit vult naam en adres alvast in.

Naam (verplicht) — officiële bedrijfsnaam van de klant
KvK nummer — alleen cijfers, geen landcode. Voorbeeld: 012345678
Referentie (verplicht) — je eigen interne referentie voor deze klant (debiteurcode of klantnummer)
Reseller referentie — optionele extra referentie die de reseller gebruikt
Factuuradres — kies een bestaand adres of kies Maak nieuwe locatie om een nieuw adres in te voeren
Velden: Postcode, Huisnummer, Extensie, Land, Straat, Plaats
Bezoekadres — standaard gelijk aan het factuuradres, maar kan afwijken
Website — optioneel
Telefoonnummer — optioneel
Fax — optioneel
Keyword voor zoeken — extra zoektermen waarop de klant gevonden kan worden, bijv. een afkorting van de officiële naam
Klanttype — optioneel type dat de aard van de klant beschrijft (los van Klant type onder Portal gegevens)

Portal gegevens

Klant van (verplicht) — de reseller waar deze klant onder valt. Standaard ingesteld op jouw eigen reseller.
Klant type (verplicht) — bepaalt de rol van de klant in de hiërarchie. Opties zijn o.a. Klant, Dealer, Wholesaler.
Accountmanager — wijs een accountmanager toe aan deze klant
Taal (verplicht) — taal voor communicatie en facturen. Standaard: Nederlands.

Financiële gegevens

Factuurlevering — hoe facturen worden bezorgd (bijv. Email). Kies de methode die voor deze klant geldt.
Factuur e-mail — e-mailadres voor facturen. Meerdere adressen mogelijk, gescheiden door komma's.
Maak account aan met e-mailadres voor factuur — maakt automatisch een portaalaccount aan voor dit e-mailadres
Voeg geen bijlagen toe bij factuur e-mails — stuurt facturen zonder PDF-bijlage
UBL bijlage bij factuur e-mail — voegt een UBL (XML) factuurbestand toe
Stuur geen herinneringen naar deze klant — schakelt betalingsherinneringen uit
Factuur herinnering e-mail — apart e-mailadres voor betalingsherinneringen (als dit afwijkt van het factuuradres)
Factuur referentie — vaste referentie die op elke factuur verschijnt (bijv. een PO-nummer)
Standaard facturatie frequentie — standaard facturatieperiode voor nieuwe factuurregels
Betaalmethode — standaard: Factuur. Andere opties: incasso.
Betaaltermijn (verplicht) — aantal dagen waarbinnen betaald moet worden. Standaard: 14 dagen.

Uitzondering voor eenmalige kosten — aparte betaalinstelling voor facturen die uitsluitend eenmalige kosten bevatten:

Betaalmethode voor eenmalige kosten — afwijkende betaalmethode
Betaaltermijn voor eenmalige kosten — afwijkende betaaltermijn
IBAN — bankrekeningnummer voor automatische incasso
SEPA Mandaat referentie — verplicht bij directe incasso klanten. Formaat: AA-12345-001.
BTW verlegd — een keuzelijst (geen ja/nee), standaard nee. Andere opties: EU, telecom diensten, internationaal 0%, alle en inter company. Zie BTW verlegd in het portaal voor wat elke optie betekent.
BTW Nummer — verplicht zodra je verlegt op basis van een BTW-nummer (EU, telecom diensten, alle)
Facturatie instellingen — kies een afwijkende factuurlayout. Standaard: Default.
Factureren aan klant — bepaalt naar welke klant de factuur gestuurd wordt. Standaard: de klant zelf.

Leverancier account codes

Velden voor het koppelen van accounts bij specifieke leveranciers:

Enreach account code — account-ID bij Enreach
Routit account code — account-ID bij Routit
Routit 2e account code — tweede account-ID bij Routit (indien van toepassing)

Eigen velden

Klant categorie — vrij in te stellen categorie voor interne indeling
Klant classificatie — particulier of zakelijk
KPN EEN support — aanduiding voor KPN EEN-ondersteuning (leeg, Ja of Nee)
Facturatie filter — filter voor specifieke facturatieregels

Stap 3: Opslaan

Onderaan het formulier heb je twee opties:

OPSLAAN — slaat de klant op en opent de klantkaart
OPSLAAN EN NOG EEN KLANT TOEVOEGEN — slaat op en opent direct een leeg formulier voor een volgende klant

Belangrijk

Referentie is verplicht — dit is het debiteurcode of klantnummer. Zorg dat dit overeenkomt met je eigen administratie.
Controleer altijd of de klant al bestaat — ga naar Beheer → Klanten en zoek eerst op naam of KvK-nummer.
KvK-gegevens altijd controleren — automatisch ingevulde gegevens zijn een hulpmiddel, geen garantie.
Klant type bepaalt de structuur — een fout klanttype werkt door in rapportages, facturatie en rechten.
Factureren aan klant — als je hier een andere klant instelt, gaan alle facturen naar die andere klant. Gebruik dit bewust.

Voorbeeld

Een reseller wil een nieuwe vestiging toevoegen voor een bestaande klant.

Situatie: het hoofdkantoor staat al in de portal. De vestiging heeft eigen facturatie en diensten.

Actie:

Ga naar Beheer → Klanten → TOEVOEGEN
Vul het KvK-nummer van de vestiging in
Controleer en vul de aanvullende gegevens aan
Stel Klant type in op Vestiging
Vul het factuur e-mailadres in
Sla de klant op

Resultaat: de vestiging is als aparte klant beschikbaar en er kunnen diensten, locaties en abonnementen aan worden gekoppeld.

Wanneer maak ik handmatig een klant aan?

Handmatig aanmaken doe je bij een nieuwe eindklant, vestiging of dealer die (nog) niet via een automatische importer binnenkomt, of bij een eenmalige klant. Grote aantallen doe je via de Excel-import.

Is de referentie verplicht?

Ja. De referentie is je eigen interne debiteurcode of klantnummer en is een verplicht veld. Zorg dat die overeenkomt met je eigen administratie.

Wat bepaalt het 'Klant type'?

Het klanttype (bijv. Klant, Dealer of Wholesaler) bepaalt de rol van de klant in de hierarchie en werkt door in rapportages, facturatie en rechten. Een verkeerd type heeft dus brede gevolgen.

Hoe voorkom ik dubbele klanten?

Ga eerst naar Beheer → Klanten en zoek op naam of KvK-nummer voordat je een nieuwe klant aanmaakt. Zo controleer je of de klant al bestaat.

Kan ik meerdere klanten achter elkaar toevoegen?

Ja. Kies onderaan het formulier voor OPSLAAN EN NOG EEN KLANT TOEVOEGEN; de klant wordt opgeslagen en er opent direct een leeg formulier.

Wat doet 'Factureren aan klant'?

Hiermee bepaal je naar welke klant de factuur wordt gestuurd. Stel je hier een andere klant in, dan gaan alle facturen naar die klant. Gebruik dit dus bewust.