Einkaufskosten mit Kunden verbinden: So wissen Sie immer, was Sie für wen einkaufen

Dies sind die wichtigsten Punkte

• Einkaufskosten mit Kunden zu verbinden bedeutet, dass Sie pro Kunde, pro Dienst und pro Lieferant wissen, was Sie einkaufen und was das kostet.
• Ohne diese Verknüpfung sind Kostenpreis und Marge pro Kunde Annahmen, keine feststehenden Zahlen.
• Die manuelle Verknüpfung funktioniert bei einem kleinen Kundenbestand, scheitert aber bei Wachstum und mehreren Lieferanten.
• Die automatische Verknüpfung über Kundenprofile macht Einkaufsdaten unmittelbar nachvollziehbar und prüfbar.
• Die Verknüpfung ist die Grundlage für eine korrekte Weiterberechnung, präzise Rechnungen und eine transparente Margenüberwachung.
• ResalePartners verbindet Einkaufskosten automatisch über mehr als 110 Lieferantenanbindungen mit Kundenprofilen.

Was bedeutet es, Einkaufskosten mit Kunden zu verbinden?

Einkaufskosten mit Kunden zu verbinden ist etwas anderes als Kosten weiterzuberechnen. Weiterberechnen bedeutet, einem Kunden Kosten in Rechnung zu stellen. Verbinden ist ein Schritt davor: das strukturelle Festlegen, welche Einkaufskosten zu welchem Kunden, welchem Dienst und welchem Lieferanten gehören, sodass Sie diese Verknüpfung jederzeit einsehen, prüfen und weiterberechnen können.

Konkret bedeutet das: Jeder Rechnungsposten, den Sie von einem Lieferanten erhalten, ist auf einen bestimmten Kunden und Dienst in Ihrer Verwaltung zurückführbar. Sie wissen, was Sie für Kunde A bei Lieferant X einkaufen, was das pro Einheit kostet und wie sich das zu dem verhält, was Sie verkaufen. Diese Informationen stehen nicht in einzelnen Dateien oder nur in Ihrem Kopf, sondern sind strukturell festgelegt und automatisch verfügbar.

Für MSPs und Telekommunikations-Reseller hat dies eine besondere Dimension. Sie arbeiten nicht mit einem Dienst oder einem Lieferanten. Sie liefern Kunde A vielleicht Microsoft 365-Lizenzen über Pax8, Telefoniedienste über Dstny und eine Internetverbindung über einen dritten Lieferanten. Jede dieser Einkaufsbeziehungen hat ihre eigene Rechnungsstruktur, ihren eigenen Tarif und ihre eigene Änderungsdynamik. Einkaufskosten mit Kunden zu verbinden bedeutet, all diese Ströme auf Kundenprofilebene zusammenzuführen, sodass Sie immer wissen, was es Sie kostet, diesen Kunden zu bedienen.

Warum fehlt die Verknüpfung bei den meisten MSPs?

Die meisten MSPs beginnen klein. Anfangs kennen Sie Ihre Kunden in- und auswendig, haben zwei oder drei Lieferanten und die manuelle Verknüpfung ist noch überschaubar. Eine Tabelle genügt, oder Sie merken es sich einfach. Das Problem ist, dass dieser Ansatz nicht mitwächst. Mit zunehmendem Kundenbestand und einer komplexer werdenden Lieferantenlandschaft entsteht eine Kluft zwischen dem, was tatsächlich eingekauft wird, und dem, was nachweislich pro Kunde erfasst ist.

Es gibt drei strukturelle Gründe, warum die Verknüpfung bei wachsenden MSPs fehlt.

Erstens gibt es kein zentrales Kundenprofil auf Einkaufsebene. Die PSA verwaltet Tickets und Assets pro Kunde, führt aber keine Einkaufskontrolle durch. Die Buchhaltung erfasst Lieferantenrechnungen, aber nicht pro Endkunde. Dazwischen liegt eine Lücke, die manuell oder gar nicht gefüllt wird.

Zweitens unterscheidet sich die Rechnungsstruktur je nach Lieferant. Der eine Lieferant rechnet pro Nutzer ab, der andere pro Dienst, der dritte auf Basis des Verbrauchs. Diese Vielfalt macht die manuelle Verknüpfung zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein menschlicher Fehler bei der Zuordnung wirkt sich unmittelbar auf den Kostenpreis und die Marge pro Kunde aus.

Drittens werden Änderungen nicht immer berücksichtigt. Ein Kunde fügt eine Microsoft 365-Lizenz hinzu. Das wird in der PSA verarbeitet. Aber werden diese zusätzlichen Lizenzkosten auch korrekt in das Einkaufskostenprofil dieses Kunden übertragen? Nicht, wenn die Verknüpfung nicht automatisch erfolgt.

Vier Folgen, wenn Einkaufskosten nicht pro Kunde verbunden sind

Wenn Einkaufskosten nicht strukturell pro Kunde festgelegt sind, entstehen vier konkrete Probleme, die unmittelbar die Profitabilität und die Betriebsführung betreffen.

1. Verpasste Weiterberechnung

Wenn Sie nicht genau wissen, welche Einkaufskosten zu welchem Kunden gehören, riskieren Sie, Kosten bei der Weiterberechnung zu übersehen. Eine zusätzliche Lizenz, ein unerwartet hoher Gesprächsverbrauch oder ein neuer Dienst, den Sie zu erfassen vergessen haben: Diese Kosten entstehen, landen aber nicht auf der Kundenrechnung. Das ist ein unmittelbarer Margenverlust.

2. Unklarer Kostenpreis pro Kunde

Ohne Verknüpfung ist der Kostenpreis pro Kunde eine Schätzung. Sie wissen ungefähr, was Ihre Lieferanten kosten, aber nicht genau, was Kunde A Sie im Vergleich zu Kunde B kostet. Das macht es unmöglich, die Kundenprofitabilität zu steuern, bei verlustbringenden Beziehungen gezielt zu handeln oder Ihren Verkaufspreis mit Fakten zu untermauern.

3. Diskussionen über Rechnungen

Kunden verlangen immer häufiger Einblick in das, was sie bezahlen, und warum. Wenn Sie nicht pro Kunde und pro Dienst nachweisen können, wie hoch die Einkaufskosten sind und wie sie sich zur Verkaufsrechnung verhalten, steigt die Wahrscheinlichkeit von Diskussionen. Eine nachvollziehbare Verknüpfung ist Ihre Argumentation. Ohne diese Verknüpfung stehen Sie mit leeren Händen da.

4. Anfälligkeit bei Audits und Wachstum

Bei einem Finanz-Audit möchten Sie jede Buchung nachvollziehen können. Wenn Einkaufskosten nicht pro Kunde festgelegt sind, fehlt diese Nachvollziehbarkeit. Und bei Wachstum, mehr Kunden und mehr Lieferanten, steigt das Fehlerrisiko nur weiter, wenn die Verknüpfung nicht automatisiert ist. Skalierung ohne automatische Verknüpfung bedeutet mehr Rechercheaufwand, nicht weniger.

Wie funktioniert die Verknüpfung in der Praxis?

Mit InkoopControle von ResalePartners funktioniert die Verknüpfung wie folgt. Pro Kunde legen Sie fest, welche Dienste Sie einkaufen, bei welchem Lieferanten und zu welchem Tarif. Dieses Kundenprofil ist die Grundlage, an der alle eingehenden Einkaufsrechnungen gespiegelt werden.

Sobald eine Lieferantenrechnung über eine API-Anbindung oder einen CSV-Import eingeht, werden die Rechnungsposten automatisch den zugehörigen Kundenprofilen und Diensten zugeordnet. Das System weiß, dass eine bestimmte Lizenz zu Kunde A gehört und ein Telefoniedienst zu Kunde B. Diese Zuordnung erfolgt nicht manuell: Die Plattform stellt diese Verbindung auf Basis der eingerichteten Profile her.

Das Ergebnis ist eine Übersicht pro Lieferant, pro Dienst und pro Kunde, die jederzeit aktuell ist. Sie sehen sofort, was Sie für wen einkaufen, welche Kosten entstanden sind und ob Abweichungen gegenüber Ihren Erwartungen vorliegen. Diese Daten bilden auch die Grundlage für die Verkaufsrechnung: Die Weiterberechnung ist überprüfbar, fundiert und unmittelbar auf die Einkaufsrechnungsposten zurückführbar.

Die Plattform arbeitet neben bestehenden Systemen. Nutzen Sie Autotask oder HaloPSA? Dann werden Kundendaten synchronisiert, sodass Sie nicht erneut einrichten müssen. Nutzen Sie Exact Online als Buchhaltungssystem? Dann werden freigegebene Kosten automatisch als Buchungen übernommen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie die automatische Rechnungsverarbeitung die Grundlage für eine zuverlässige Verknüpfung legt? Oder wie Sie die Marge pro Kunde überwachen sobald die Verknüpfung steht?

Was benötigen Sie, um zu starten?

Sie benötigen drei Dinge, um Einkaufskosten pro Kunde zu verbinden. Zunächst ein Kundenprofil pro Kunde: Wer sind Ihre Kunden, welche Dienste beziehen sie und bei welchen Lieferanten kaufen Sie diese ein? Zweitens eine Übersicht Ihrer Lieferanten und der zugehörigen Einkaufstarife. Drittens eine Plattform, die diese beiden Elemente automatisch miteinander verbindet, sobald eine Rechnung eingeht.

Sie müssen nicht warten, bis Sie alles perfekt eingerichtet haben. Der schnellste Weg ist, mit Ihrem größten Lieferanten und Ihrer wichtigsten Kundengruppe zu starten. Danach erweitern Sie. Prüfen Sie auch, welche Ihrer Lieferanten bereits verfügbar sind über die 110+ Integrationen von ResalePartners: Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die Mehrheit bereits bereitsteht.

Möchten Sie wissen, was Sie der Einkauf pro Kunde kostet?

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