Kennisbank

Contracten



Leestijd: 6 minuten

Kennisbank · Contracten

Een contract legt de afspraken tussen jou en je klant vast voor een dienst: de looptijd, de voorwaarden en de factuurregels. Contracten zijn de basis om termijnen te bewaken, aflopende contracten op tijd te verlengen en correct te factureren. Zo laat je geen omzet liggen en houd je grip op je verplichtingen.

Wanneer gebruik je dit?

Je werkt met contracten wanneer je:

de looptijd en voorwaarden van een dienst aan een klant wilt vastleggen
wilt bijhouden wanneer contracten aflopen, via het contracten dashboard
een contract wilt verlengen na de initiele termijn
het verbruik van een dienst naar een andere debiteur wilt verleggen

Structuur van een contract

Contractpagina met partijen, datums en tabbladen — Een contract: partijen, looptijd en tabbladen voor regels, diensten, bestanden en herinneringen.

Bovenaan zie je de Contract relatie: welke klant (de contractee) de dienst afneemt en welke reseller (de contractor) levert. Via het groene bewerkicoontje wijzig je de contractee, wat meteen de manier is om het verbruik naar een andere debiteur te verleggen. Bij de contractgegevens leg je de datum getekend, de startdatum en de einddatum vast; is er geen einddatum, dan toont het portaal de eerst mogelijke einddatum op basis van de contracttermijn. Die einddatum staat ook prominent rechtsboven, zodat je in een oogopslag ziet wanneer het contract afloopt.

Het contract heeft tabbladen voor Details (referenties en termijn), Factuurregels (alle in- en verkoopregels, met bulk-wijzigen), Kortingen, Diensten, Opmerkingen, Bestanden (getekende overeenkomsten, SLA's, voorwaarden) en Herinneringen.

Acties

Rechtsboven vind je Bewerken, Beeindigen (stelt een einddatum in) en Verleng (maakt een nieuw contract aan dat aansluit op het huidige). Onder Meer zitten opties zoals Overzicht, Verwijderen (alleen zonder factuurregels), Upload, Toevoegen en Audit logs.

Automatisch aangemaakt via inkoopcontrole

Wordt een dienst via de inkoopcontrole aangemaakt, dan maakt het portaal automatisch een contract aan. De gegevens daarvan zijn niet altijd volledig: de startdatum, een eerdere verlenging en de contracttermijn zijn niet uit de inkoopdata af te leiden. Wil je het contracten dashboard serieus gebruiken om aflopende contracten te monitoren, trek deze automatische contracten dan handmatig recht. Pas dan geven het dashboard en de herinneringen betrouwbare informatie.

Belangrijk

Contracten worden niet automatisch verlengd. Verleng ze via de Verleng-knop en gebruik het contracten dashboard (Rapportage → Contract dashboard) om op tijd te zien wat afloopt.
De contractee bepaalt aan wie het verbruik van de gekoppelde dienst wordt gefactureerd. Wijzig je de contractee, dan verleg je de facturatie naar een andere klant.
Bij het aanmaken van een verkoopregel neemt het portaal de facturatiefrequentie van het contract over. Wijzig je die frequentie achteraf op het contract, dan veranderen bestaande regels niet automatisch mee.
Gebruik het tabblad Herinneringen om jezelf of collega's te herinneren aan het verlengen of evalueren voor de einddatum.

Voorbeeld

Je hebt een contract 'IT Diensten' met een klant, looptijd 1 jaar, gestart op 30 juli 2025, eerst mogelijke einddatum 29 juli 2026. Drie maanden voor afloop open je het contract via de klantkaart, klik je op Verleng en vul je de nieuwe termijn en startdatum in. Het portaal maakt een nieuw contract aan dat aansluit op het huidige. Wil je het verbruik voortaan aan het hoofdkantoor factureren? Wijzig dan de contractee via het bewerkicoontje naast de contract relatie.

Verlengt een contract automatisch?

Nee. Contracten verleng je handmatig via de Verleng-knop. Gebruik het contracten dashboard (Rapportage → Contract dashboard) om tijdig te zien welke contracten aflopen.

Hoe verleg ik het verbruik naar een andere klant?

Wijzig de contractee via het groene bewerkicoontje naast de Contract relatie. De contractee bepaalt aan wie het verbruik van de gekoppelde dienst wordt gefactureerd.

Waar zie ik wanneer een contract afloopt?

De einddatum staat prominent rechtsboven op de contractpagina. Is er geen einddatum ingesteld, dan toont het portaal de eerst mogelijke einddatum op basis van de contracttermijn.

Waarom klopt mijn automatisch aangemaakte contract niet?

Contracten die via de inkoopcontrole ontstaan, missen soms de juiste startdatum, verlenging of termijn. Trek ze handmatig recht als je het contracten dashboard betrouwbaar wilt gebruiken.

Kan ik documenten aan een contract koppelen?

Ja. Gebruik het tabblad Bestanden om getekende overeenkomsten, SLA's of voorwaarden te uploaden en aan het contract te koppelen.

Neemt een nieuwe factuurregel de contractfrequentie over?

Ja, bij het aanmaken. Het portaal neemt de facturatiefrequentie van het contract over als standaard. Wijzig je die later op het contract, dan passen bestaande regels zich niet automatisch aan.