Kennisbank

Inkoopregels aan verkoopregels koppelen



Leestijd: 5 minuten

Kennisbank · Inkoopcontrole

Koppel je een inkoopregel (wat jij inkoopt bij je leverancier) aan een verkoopregel (wat je factureert aan je klant), dan weet het portaal welke inkoop bij welke verkoop hoort. Zo zie je per regel je werkelijke marge en kan de inkoopcontrole prijswijzigingen van je leverancier aan de juiste verkoop relateren. Cruciaal om margelekken te voorkomen.

Deze uitleg gaat over het koppelen van regels die al goedgekeurd in het portaal staan. Concept-regels uit een geimporteerde inkoopfactuur koppel je tijdens het goedkeuren.

Wanneer gebruik je dit?

Je koppelt regels handmatig wanneer:

een inkoopregel los is aangemaakt of geimporteerd en nog niet aan de juiste verkoopregel hangt
je na een onboarding of import bestaande regels alsnog aan elkaar wilt koppelen
een koppeling verkeerd staat en je die wilt corrigeren

Hoe werkt het?

Je kunt vanaf twee kanten koppelen. Het resultaat is hetzelfde; kies de kant die je toch al aan het bewerken bent.

Vanuit de verkoopregel

Wijzigscherm van een verkoopregel met melding over gekoppelde inkoopregels — Bovenin de verkoopregel meldt het portaal of er al inkoopregels gekoppeld zijn.

Open de verkoopregel en klik op bewerken. Staan er al inkoopregels aan gekoppeld, dan meldt het portaal dat bovenin.
Scroll naar Gekoppelde inkoop regel. In het veld Inkoop regels zie je de al gekoppelde regels als blokjes.
Klik in het veld, kies uit de lijst de inkoopregel die je wilt koppelen; hij wordt als blokje toegevoegd. Herhaal dit voor meerdere inkoopregels. Ontkoppelen doe je met het kruisje; met de paarse +-knop maak je direct een nieuwe, meteen gekoppelde inkoopregel aan.
Klik op Opslaan.

Vanuit de inkoopregel

Open de inkoopregel en klik op bewerken.
Scroll naar het veld Is inkoop voor verkoop regel en kies de verkoopregel waar deze inkoop bij hoort.
Klik op Opslaan.

Belangrijk

Meerdere inkoopregels kunnen aan een verkoopregel hangen, maar een inkoopregel hoort bij precies een verkoopregel. Vanuit de verkoopregel selecteer je er dus meerdere; vanuit de inkoopregel kies je er altijd een.
Wijzig je later iets aan een verkoopregel met gekoppelde inkoop (bijvoorbeeld het aantal of de einddatum), dan veranderen de inkoopregels niet automatisch mee. Het portaal waarschuwt hiervoor; pas de gekoppelde inkoopregels daarna zelf aan.
De koppeling zegt niets over de facturatie richting je klant, die loopt via de verkoopregel zelf. De koppeling is er voor marge-inzicht en de inkoopcontrole.

Voorbeeld

Je factureert een verkoopregel 'Microsoft 365 Business Premium - 10 stuks'. Bij je leverancier staan hier twee inkoopregels tegenover: een van 8 licenties en een van 2 (door een tussentijdse uitbreiding). Je opent de verkoopregel, scrolt naar Inkoop regels en voegt beide inkoopregels toe. Vanaf dat moment ziet het portaal de volledige inkoop van 10 licenties tegenover de verkoop en klopt je marge weer. Andersom kan niet: een inkoopregel kies je altijd bij precies een verkoopregel.

Waarom zou ik inkoop aan verkoop koppelen?

Door de koppeling weet het portaal welke inkoop bij welke verkoop hoort. Zo zie je per regel je werkelijke marge en kan de inkoopcontrole leverancierswijzigingen aan de juiste verkoop relateren.

Kan een verkoopregel meerdere inkoopregels hebben?

Ja. Meerdere inkoopregels kunnen aan een verkoopregel hangen. Andersom hoort een inkoopregel altijd bij precies een verkoopregel.

Vanaf welke kant koppel ik?

Van beide. Vanuit de verkoopregel via het veld Inkoop regels, of vanuit de inkoopregel via het veld 'Is inkoop voor verkoop regel'. Het resultaat is hetzelfde.

Passen gekoppelde inkoopregels zich automatisch aan als ik de verkoop wijzig?

Nee. Wijzig je bijvoorbeeld het aantal of de einddatum van de verkoopregel, dan veranderen de gekoppelde inkoopregels niet mee. Het portaal waarschuwt hiervoor; pas ze zelf aan.