Abweichungen in Lieferantenrechnungen erkennen: die sechs häufigsten Fehler

Dies sind die wichtigsten Punkte

• Lieferantenrechnungsabweichungen bei MSPs sind fast immer klein pro Rechnungsposition, aber groß in der Skalierung über den Kundenstamm.
• Es gibt sechs erkennbare Abweichungstypen: Preisabweichungen, Volumenfehler, fortlaufende gekündigte Dienste, Doppelabrechnungen, nicht verarbeitete Mutationen und Tarifänderungen ohne Aktualisierung.
• Die manuelle Erkennung findet eine Abweichung durchschnittlich Wochen später, manchmal erst, nachdem die Kundenrechnung bereits versendet wurde.
• Die automatische Erkennung meldet eine Abweichung in dem Moment, in dem die Einkaufsrechnung eingeht, stets vor der Weiterberechnung.
• ResalePartners erkennt Abweichungen automatisch durch den Abgleich mit mehr als 110 Lieferantenverbindungen.

Warum Lieferantenrechnungsabweichungen so lange unbemerkt bleiben

Lieferantenrechnungen für MSPs und Telekom-Reseller sind nicht einfach. Sie erhalten Rechnungen von diversen Lieferanten, jeder mit einer eigenen Rechnungsstruktur, eigenen Tarifmodellen und eigenem Rhythmus. Bei dem einen Lieferanten stehen die Informationen in einem detaillierten CSV-Export, bei dem anderen in einer PDF mit hundert Zeilen. Manche Rechnungen arbeiten mit festen Abonnements, andere mit variablem Verbrauch. Das macht den manuellen Abgleich strukturell unbeherrschbar.

Hinzu kommt, dass Backoffice-Mitarbeiter nicht nach Abweichungen suchen: Sie verarbeiten Rechnungen. Wenn eine Rechnung so aussieht wie immer, wird sie gebucht. Eine Tarifänderung, die ein Lieferant vor drei Monaten vorgenommen hat, aber von geringem Umfang ist, fällt schlicht nicht auf. Vor allem nicht, wenn Sie jeden Monat Hunderte von Rechnungspositionen durchgehen.

Das Ergebnis ist eine strukturelle Lücke zwischen dem Moment, in dem eine Abweichung entsteht, und dem Moment, in dem Sie sie entdecken. Diese Lücke beträgt durchschnittlich mehrere Wochen, manchmal Monate. Und in dieser Zwischenzeit werden Kundenrechnungen auf Basis falscher Einkaufsdaten versendet. Das kostet Marge, verursacht Diskussionen und beeinträchtigt das Vertrauen in Ihre Verwaltung.

Die sechs häufigsten Abweichungstypen in Lieferantenrechnungen

Auf Basis der Praxis von MSPs und Telekom-Resellern gibt es sechs Abweichungstypen, die mit Abstand am häufigsten vorkommen und finanziell den größten Schaden anrichten, wenn sie unbemerkt bleiben.

1. Preisabweichung: ein anderer Tarif als vereinbart

Der Lieferant hat seine Tarife angepasst, aber Sie haben das nicht bemerkt. Oder es gab eine Vertragsverlängerung, bei der eine Rabattvereinbarung weggefallen ist. Oder bei der Umsetzung einer neuen Preisvereinbarung wurde ein Fehler gemacht. Das Ergebnis: Die Einkaufsrechnung enthält einen Tarif, der von dem abweicht, was in Ihrem System hinterlegt ist. Bei diesem Abweichungstyp ist der Unterschied pro Rechnungsposition oft klein, aber multipliziert über alle Kunden und alle Monate summiert er sich schnell.

2. Volumenfehler: andere Mengen als erwartet

Dies ist besonders relevant für Telekom-Reseller. Ein Kunde hat ein bestimmtes Anrufvolumen vereinbart. Die Lieferantenrechnung zeigt einen höheren Verbrauch, oder gerade einen niedrigeren. Das kann bedeuten, dass ein Kunde außerhalb des Pakets telefoniert hat und Sie diese Zusatzkosten verarbeiten müssen. Oder dass der Kunde seinen Verbrauch reduziert hat, der Lieferant aber noch das alte Volumen abgerechnet hat. Ohne Abgleich mit den erwarteten Volumen sehen Sie das nicht.

3. Fortlaufender Dienst nach Kündigung

Ein Kunde kündigt einen Dienst. Sie verarbeiten das in der PSA. Aber beim Lieferanten wird der Dienst nicht rechtzeitig beendet, oder die Kündigung wurde zwar eingereicht, aber nicht verarbeitet. Im nächsten Monat steht dieser Dienst einfach wieder auf der Rechnung. Dies ist eine der kostspieligsten Abweichungen, weil sie sich per Definition wiederholt, bis jemand sie bemerkt. Einen Monat nach der Kündigung wird noch gezahlt, zwei Monate, manchmal länger. Und diese Kosten werden selten zurückgefordert.

4. Doppelabrechnung

Derselbe Dienst oder dieselbe Rechnungsnummer kommt zweimal vor. Das kann daran liegen, dass ein Lieferant eine Korrekturrechnung versendet, die unklar kommuniziert wurde, oder dass eine Rechnung über zwei Kanäle eingegangen ist. In manuellen Prozessen werden Doppelabrechnungen nicht immer erkannt, vor allem nicht, wenn die Rechnungsnummern oder das Layout leicht abweichen. Automatische Systeme erkennen identische oder nahezu identische Positionen sofort.

5. Nicht verarbeitete Mutation

Ein Kunde fügt eine Microsoft 365-Lizenz hinzu. Diese Mutation steht in der PSA. Aber wurde diese zusätzliche Lizenz auch als zusätzlicher Einkauf für diesen Kunden verarbeitet? Und steht die entsprechende Verkaufsposition bereit? Wenn die Verbindung zwischen Bestellung, Einkauf und Kundenprofil nicht automatisch nachgehalten wird, entsteht eine Lücke. Die Mutation ist umgesetzt, aber die finanzielle Verarbeitung hinkt hinterher. Dies ist ein subtiler, aber häufig vorkommender Abweichungstyp.

6. Tarifänderung, die nicht im Verkaufspreis umgesetzt wurde

Der Einkaufspreis ist gestiegen, aber der Verkaufspreis wurde nicht angepasst. Dies ist technisch gesehen keine Rechnungsabweichung: Der Lieferant rechnet korrekt ab. Aber das Ergebnis ist eine Marge, die schrumpft, ohne dass Sie es sehen. Dieser Typ der "verborgenen Abweichung" wird nur sichtbar, wenn Sie Einkauf und Verkauf strukturell pro Dienst und pro Kunde nebeneinander legen. Ohne diesen Abgleich verwendet Ihr Verkaufsteam monatelang einen zu niedrigen Preis.

Was kostet eine unbemerkte Abweichung in der Praxis?

Der finanzielle Schaden einer nicht erkannten Abweichung hängt von zwei Faktoren ab: dem Umfang pro Rechnungsposition und der Anzahl der Kunden, bei denen sich die Abweichung auswirkt. Genau diese Kombination macht Abweichungen im MSP-Kontext so gefährlich.

Nehmen Sie eine Tarifänderung von fünfzig Cent pro Monat und Nutzer. Bei einem Kunden mit zehn Nutzern sind das fünf Euro pro Monat. Bei fünfzig Kunden mit durchschnittlich zwanzig Nutzern sind das tausend Euro pro Monat, zwölftausend Euro pro Jahr. Das ist ein Schaden, der direkt zulasten der Marge geht, strukturell und ohne dass er jemals in einem Bericht erscheint, solange die Abweichung unbemerkt bleibt.

Hinzu kommt der Zeitunterschied. Die manuelle Kontrolle erkennt eine Abweichung durchschnittlich erst, nachdem die Kundenrechnung bereits versendet wurde, manchmal erst nach dem Monatsabschluss. Das bedeutet, dass Sie eine Gutschrift verschicken, eine Diskussion mit dem Kunden führen und eine Korrekturrunde durchlaufen müssen. Diese Last ist nicht nur finanziell, sondern auch operativ und schadet dem Vertrauen in Ihre Verwaltung.

Die automatische Erkennung verhindert all diese Schäden, indem sie die Abweichung in dem Moment meldet, in dem die Einkaufsrechnung eingeht, vor der Weiterberechnung an den Kunden. Keine Gutschriften, keine Diskussionen, keine Korrekturarbeit.

Wie funktioniert die automatische Abweichungserkennung?

Mit InkoopControle von ResalePartners wird jede eingehende Lieferantenrechnung automatisch mit dem bekannten Einkauf pro Kunde verglichen. Dieser Abgleichprozess läuft auf drei Ebenen gleichzeitig.

Erstens wird der Tarif geprüft: Stimmt der abgerechnete Tarif mit der Vertragsvereinbarung und dem hinterlegten Einkaufspreis pro Dienst überein? Zweitens wird das Volumen geprüft: Stimmt die abgerechnete Anzahl an Einheiten, Nutzern oder das Verbrauchsvolumen mit dem überein, was auf Basis aktiver Dienste und Abonnements erwartet wird? Drittens wird die Leistung selbst geprüft: Gibt es Rechnungspositionen für Dienste, die bereits gekündigt wurden, oder fehlen Positionen für Dienste, die aktiv sind?

Jede Abweichung wird direkt als Meldung dargestellt. Erst wenn alle Abweichungen beurteilt und genehmigt sind, kann die Abrechnung an den Kunden weitergehen. Das System arbeitet mit mehr als 110 Lieferantenverbindungen, von Telekom-Lieferanten wie Dstny, Gamma und RoutIT bis hin zu Softwarelieferanten wie Microsoft 365 und Plattformen wie Pax8 und Ingram Micro. Möchten Sie wissen, wie die automatische Rechnungsverarbeitung die Grundlage für die Abweichungserkennung legt? Oder wie Sie Einkaufskosten pro Kunde verbinden um Abweichungen direkt dem richtigen Kunden zuordnen zu können?

Was tun Sie, wenn Sie eine Abweichung gefunden haben?

Wenn eine Abweichung automatisch gemeldet wird, gibt es drei Schritte. Zunächst beurteilen Sie die Abweichung: Handelt es sich um einen Fehler beim Lieferanten, eine Änderung, die Sie noch nicht verarbeitet haben, oder eine neue Situation, die umgesetzt werden muss? Zweitens entscheiden Sie auf Basis dieser Beurteilung, ob Sie den Lieferanten für eine Gutschrift oder Korrektur kontaktieren oder ob Sie die Abweichung intern verarbeiten. Drittens dokumentieren Sie die Maßnahme, damit die Abweichung für etwaige Audits oder Kundendiskussionen nachvollziehbar bleibt.

Der Vorteil der automatisierten Erkennung ist, dass Sie diesen Prozess durchführen, bevor ein finanzieller Schaden entsteht. Die Abweichung kommt nicht über einen reklamierenden Kunden oder einen Abschluss der Monatsbücher: Sie kommt über eine Meldung im Moment der Rechnungsverarbeitung. Das gibt Ihnen die Kontrolle. Sie handeln auf Basis von Fakten und mit Zeit, um die Situation gut zu lösen. Möchten Sie auch wissen, wie Einkauf überwachen als MSP sich zur Abweichungserkennung verhält? Und wie Einkaufskontrolle breiter als Fundament für das Margenmanagement funktioniert?

Möchten Sie sehen, welche Abweichungen in Ihren Lieferantenrechnungen stecken?

Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo von InkoopControle und entdecken Sie in 30 Minuten, wie die automatische Abweichungserkennung für Ihren spezifischen Lieferantenmix funktioniert. Bringen Sie ein paar Einkaufsrechnungen mit und zeigen Sie, wie es bei Ihnen aktuell läuft: Wir zeigen Ihnen, wie es besser geht.

Die vollständige Einkaufskontrolle für MSPs ansehen