Microsoft 365 Lizenzkontrolle automatisieren für MSPs

Dies sind die wichtigsten Punkte

• Bei der Lizenzverwaltung geht es darum, wer welche Lizenz hat. Bei der Lizenzkontrolle geht es darum, ob die Einkaufsrechnung mit den bezogenen Lizenzen pro Kunde übereinstimmt.
• Es gibt vier konkrete Situationen, in denen die Microsoft 365 Lizenzkontrolle schiefgeht: Pro-rata-Fehler bei Änderungen, deaktiviertes Auto-Renew, nicht umgesetzte Preiserhöhungen und übersehene Kündigungen.
• Ab dem 19. Januar 2026 ist Auto-Renew bei Microsoft 365 CSP standardmäßig deaktiviert. Ohne Maßnahme geraten Sie automatisch in die EST-Periode mit Monatstarif plus drei Prozent Aufschlag.
• Ab dem 1. Juli 2026 steigen die meisten Microsoft 365-Lizenzen um fünf bis dreißig Prozent. Wenn diese Erhöhung nicht automatisch in Ihre Verkaufspreise übernommen wird, schrumpft Ihre Marge unbemerkt.
• ResalePartners automatisiert die Microsoft 365 Lizenzkontrolle über Anbindungen an Distributoren wie Pax8, ALSO und Ingram Micro.

In diesem Artikel behandeln wir die folgenden Themen:

• Lizenzverwaltung vs. Lizenzkontrolle: zwei verschiedene Fragen
• Vier Situationen, in denen die Microsoft 365 Lizenzkontrolle schiefgeht
• Warum 2026 der richtige Zeitpunkt ist, die Lizenzkontrolle zu automatisieren
• Wie die automatische Microsoft 365 Lizenzkontrolle funktioniert
• Über welche Distributoren binden Sie Microsoft 365 an Ihre Einkaufskontrolle an?
• Häufig gestellte Fragen

Lizenzverwaltung vs. Lizenzkontrolle: zwei verschiedene Fragen

Die Begriffe ähneln einander, betreffen aber grundlegend verschiedene Fragen. Die Lizenzverwaltung beantwortet die Frage: Welcher Benutzer bei welchem Kunden hat welche Microsoft 365-Lizenz? Das ist die Verwaltungsseite. Sie sehen im Microsoft Admin Center oder über Ihren Distributor, wie viele Lizenzen pro Tenant aktiv sind.

Die Lizenzkontrolle beantwortet eine andere Frage: Stimmt die Einkaufsrechnung, die Sie von Microsoft, Pax8, ALSO oder Ingram Micro erhalten, mit den Lizenzen überein, die Sie pro Kunde eingekauft und weiterberechnet haben? Das ist die Einkaufsseite. Und das ist es, was strukturell unüberwacht bleibt, wenn Sie nur die Lizenzverwaltung geregelt haben, aber keine Lizenzkontrolle.

Die Lücke zwischen den beiden ist genau dort, wo Marge verloren geht. Sie wissen, wie viele Lizenzen aktiv sind. Aber gibt es auch gekündigte Lizenzen, die trotzdem in Rechnung gestellt werden? Wurden Änderungen vorgenommen, die pro rata auf der Rechnung stehen, die Sie aber nicht verifizieren konnten? Stimmt der Lizenztarif nach den Preisänderungen vom Juli 2026 noch? Die Lizenzkontrolle gibt Antwort auf diese Fragen. Die Lizenzverwaltung nicht.

Vier Situationen, in denen die Microsoft 365 Lizenzkontrolle schiefgeht

Auf Basis der MSP-Praxis gibt es vier konkrete Situationen, die bei der manuellen Kontrolle strukturell übersehen werden.

1. Pro-rata-Fehler bei Lizenzänderungen

Innerhalb des NCE-Modells werden neue Lizenzen, die während der Laufzeit hinzugefügt werden, direkt pro rata für die verbleibende Laufzeit in Rechnung gestellt. Das klingt übersichtlich, doch in der Praxis erscheinen diese Pro-rata-Posten auf Rechnungspositionen, die von dem abweichen, was Sie gewohnt sind. Die manuelle Kontrolle übersieht sie nahezu immer. Die automatische Kontrolle vergleicht die erwarteten Pro-rata-Kosten direkt mit den fakturierten Beträgen und meldet Abweichungen.

2. Auto-Renew deaktiviert: der EST-Aufschlag, den Sie nicht wollen

Ab dem 19. Januar 2026 ist Auto-Renew bei Microsoft 365 CSP standardmäßig deaktiviert. Wenn ein Abonnement ausläuft und Sie keine aktive Verlängerungsentscheidung getroffen haben, tritt der Extended Service Term (EST) in Kraft. Das bedeutet monatliche Abrechnung zum Monatstarif, der bis zu zwanzig Prozent höher ist als der Jahrestarif, plus einen Aufschlag von drei Prozent. Für einen MSP mit Dutzenden Kunden und Hunderten Lizenzen ist die manuelle Erfassung aller Verlängerungszeitpunkte nicht beherrschbar. Die automatische Überwachung meldet, welche Abonnements demnächst auslaufen und für welche noch eine Verlängerungsentscheidung getroffen werden muss.

3. Preiserhöhung nicht in den Verkaufspreis übernommen

Microsoft erhöht zum 1. Juli 2026 die Preise der meisten Microsoft 365-Lizenzen. Wenn diese Einkaufspreiserhöhung nicht automatisch gemeldet und in Ihre Verkaufstarife übersetzt wird, schrumpft Ihre Marge bei jedem Verlängerungszyklus. Das ist kein einmaliges Problem, sondern ein strukturelles Margenleck, das monatlich zunimmt.

4. Kündigung im PSA verarbeitet, nicht beim Lieferanten

Ein Kunde beendet ein Microsoft 365-Benutzerkonto. Der IT-Manager verarbeitet dies im PSA. Aber wurde die Lizenz auch beim Distributor zurückgegeben? Im NCE-Modell ist eine zwischenzeitliche Reduzierung bei Jahresverträgen nicht möglich: Diese Lizenz läuft bis zum Ende der Vertragslaufzeit. Wenn diese Situation nicht sichtbar ist, berechnen Sie möglicherweise weiterhin eine Lizenz, die der Kunde im PSA als inaktiv betrachtet. Die Lizenzkontrolle macht das sichtbar, bevor die Kundenrechnung das Haus verlässt.

Warum 2026 der richtige Zeitpunkt ist, die Lizenzkontrolle zu automatisieren

Drei Entwicklungen zugleich machen 2026 zum dringlichsten Jahr für MSPs, die Microsoft 365 Lizenzkontrolle zu automatisieren.

Erstens die Auto-Renew-Änderung. Ab dem 19. Januar 2026 ist Auto-Renew bei Microsoft 365 CSP standardmäßig deaktiviert. Das bedeutet, dass Verlängerungen nicht mehr automatisch erfolgen und dass MSPs aktiv erfassen müssen, welche Abonnements wann auslaufen. Ohne Automatisierung ist das bei Dutzenden Kunden und Hunderten Lizenzen unbeherrschbar.

Zweitens die Preiserhöhung zum 1. Juli 2026. Nahezu alle geschäftlichen Microsoft 365-Lizenzen werden teurer, mit Erhöhungen von bis zu mehr als dreißig Prozent für Frontline-Abonnements. Wenn diese Einkaufspreisänderungen nicht automatisch gemeldet werden, arbeitet Ihr Backoffice monatelang mit veralteten Margenberechnungen.

Drittens die Einführung von Microsoft 365 E7 (Frontier Suite) zum 1. Mai 2026. Dieses neue Enterprise-Abonnement über CSP bringt neue Lizenztypen und Tarifstrukturen mit sich, die nicht immer unmittelbar in bestehende Verkaufspreismodelle passen. Die automatische Erkennung neuer Lizenztypen in der Einkaufsrechnung verhindert, dass eine Lücke zwischen Einkauf und Weiterberechnung entsteht.

Wie die automatische Microsoft 365 Lizenzkontrolle funktioniert

Mit InkoopControle von ResalePartners wird jede eingehende Microsoft 365-Rechnung automatisch mit den bekannten Lizenzvereinbarungen pro Kunde verglichen. Das funktioniert auf drei Ebenen.

Zunächst werden die Lizenzmengen kontrolliert. Stimmt die fakturierte Anzahl aktiver Lizenzen pro Typ mit dem überein, was pro Kunde im System steht? Sind Lizenzen hinzugekommen oder abgebaut worden, die pro rata verarbeitet wurden, und stimmt die Berechnung? Zweitens werden die Tarife kontrolliert. Stimmt der Einkaufstarif pro Lizenz mit der Vertragsvereinbarung oder dem aktuellen Microsoft-Tarif überein? Wenn eine Preisänderung stattgefunden hat, wird diese unmittelbar gemeldet, sodass Ihr Verkaufstarif rechtzeitig angepasst werden kann. Drittens werden Verlängerungszeitpunkte überwacht. Welche Lizenzen laufen demnächst aus, wurde eine Verlängerungsentscheidung getroffen und ist Auto-Renew korrekt eingestellt? Das verhindert unerwartete EST-Aufschläge.

Möchten Sie auch wissen, wie die automatische Rechnungsverarbeitung das breitere Fundament legt, auf dem die Lizenzkontrolle beruht? Und wie Sie Abweichungen in Lieferantenrechnungen strukturell erkennen, auch außerhalb von Microsoft 365?

Über welche Distributoren binden Sie Microsoft 365 an Ihre Einkaufskontrolle an?

Die meisten MSPs kaufen Microsoft 365-Lizenzen nicht direkt bei Microsoft, sondern über einen Distributor oder indirekt über einen Aggregator. ResalePartners ist mit den wichtigsten Distributoren im niederländischen MSP-Markt verbunden: Pax8, ALSO und Ingram Micro. Über Pax8 werden Lizenzänderungen automatisch auf Basis der Pax8-Spezifikationen erkannt und pro rata in die richtige Kundenrechnung verarbeitet. Über ALSO und Ingram Micro funktioniert dasselbe Prinzip. Auf Basis der Lieferantenrechnung werden Mengen, Lizenztypen und Tarife automatisch mit dem eingegebenen Einkauf pro Kunde verglichen.

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