Abrechnung als MSP automatisieren: so vervollständigen Sie das Puzzle zwischen Einkauf und Rechnung

Kurz zusammengefasst

• Das Leck liegt zwischen Einkauf und Verkauf. Dienste, die Sie einkaufen, landen nicht immer vollständig oder korrekt auf der Kundenrechnung. Das trifft direkt Ihre Marge.
• Ihre PSA und Buchhaltung lösen das nicht. Diese erfassen und buchen, prüfen aber nicht, ob die Einkaufsrechnung mit dem übereinstimmt, was Sie pro Kunde verkaufen.
• Ein Wechsel ist nicht nötig. InkoopControle kann als eigenständiges Modul auf Ihren bestehenden Systemen laufen.
• Die finanzielle Auswirkung ist konkret. Ein Margenverlust von zwei bis fünf Prozent summiert sich auf Jahresbasis erheblich, während die Automatisierung bis zu 80 Prozent der Kontrollzeit einspart.

Was Sie in diesem Leitfaden finden

Dieser Leitfaden geht die Punkte durch, die für Geschäftsführung und Finance am relevantesten sind. Springen Sie zu dem Kapitel, das zu Ihrer Situation passt.

• Was kaufen Sie ein, berechnen es aber nicht weiter?
• Warum Ihre PSA und Buchhaltung die Lücke nicht schliessen
• Kontrolle, ohne Ihre Systeme über Bord zu werfen
• Das Ökosystem als Fundament für skalierbares Wachstum
• Was es der Geschäftsführung und dem CFO letztlich bringt
• Häufig gestellte Fragen

Was kaufen Sie ein, berechnen es aber nicht weiter?

Der Kern des Problems ist einfach zu benennen und schwer zu überwachen: Wird alles, was Sie bei Ihren Lieferanten einkaufen, auch tatsächlich dem richtigen Kunden in Rechnung gestellt? In der Praxis ist das längst nicht immer der Fall.

Ein MSP kauft Dienste und Lizenzen bei unterschiedlichen Anbietern ein. Denken Sie an Microsoft-Lizenzen, Sicherheitsdienste, Konnektivität, Telefonie und Cloud-Lösungen. Diese Lieferantenrechnungen ändern sich ständig. Es kommen Nutzer hinzu, Dienste werden aufgewertet, Preise ändern sich und Abonnements enden. Auf der Verkaufsseite müssen all diese Änderungen anschliessend korrekt beim Kunden ankommen. Genau dort entsteht Raum für Fehler.

Ein kleiner MSP weiss oft genau, dass bei einem Kunden ein neuer Mitarbeiter angefangen hat oder dass gerade neue Laptops geliefert wurden. Die Frage ist nur, ob jeder Dienst, der auf der Lieferantenrechnung steht, von der Verwaltung auch dem richtigen Kunden weiterberechnet wird. Häufig sind die interne Kommunikation und die Erfassung dort weniger gut geregelt. Und dabei geht es nicht um böse Absicht, sondern um ein Volumen und eine Komplexität, welche die manuelle Kontrolle überfordern.

Die gefährlichsten Abweichungen sind nicht die grossen einmaligen Fehler, sondern die kleinen wiederkehrenden. Ein Tarif, der einen halben Euro pro Nutzer zu hoch oder zu niedrig ist, fällt nicht auf, summiert sich aber bei zweihundert Kunden zu einem strukturellen Betrag pro Jahr. Möchten Sie wissen, welche Abweichungen am häufigsten vorkommen? Dann lesen Sie, wie Sie Abweichungen in Lieferantenrechnungen erkennen.

Warum Ihre PSA und Buchhaltung die Lücke nicht schliessen

Viele Geschäftsführungen denken, dass sie das bereits abgedeckt haben, weil sie eine PSA nutzen und ihre Rechnungen ordentlich in der Buchhaltung stehen. Das ist eine nachvollziehbare Annahme, aber sie stimmt nicht. Eine PSA erfasst, dass ein Kunde ein Microsoft-365-Abonnement hat, vergleicht aber die Einkaufsrechnung von Microsoft nicht mit diesem Abonnement. Ein Buchhaltungssystem bucht die Rechnung Ihres Telekom-Lieferanten, prüft aber nicht, ob der berechnete Verbrauch mit den aktiven Diensten pro Kunde übereinstimmt.

Diese Lücke zwischen Erfassen und Prüfen ist genau die Stelle, an der Marge verloren geht. Die Rechnungsverarbeitung erfasst eine Rechnung administrativ. InkoopControle geht einen Schritt weiter und prüft inhaltlich, ob die Kosten mit dem übereinstimmen, was vereinbart und geliefert wurde, pro Kunde und pro Dienst. Es ist eine eigene Ebene mit einer eigenen Funktion. Wie dieses Dreiecksmodell funktioniert, wird im Artikel über den Unterschied zwischen InkoopControle, einer PSA und einem Buchhaltungssystem.

Kontrolle, ohne Ihre Systeme über Bord zu werfen

MSPs haben sich in der Regel bewusst für ein bestimmtes Buchhaltungspaket, Ticketsystem oder eine PSA-Lösung entschieden. Davon steigt man nicht einfach um, und das muss man auch nicht. Der Gewinn liegt nicht im Ersetzen, sondern im Verbinden. Mit InkoopControle als eigenständigem Modul behalten Sie die Zahlungsströme im Blick, während Ihre bestehende Arbeitsweise intakt bleibt.

Das ist bewusst so eingerichtet. Vor allem im oberen Marktsegment gibt es Organisationen mit stark eingerichteten Prozessen, von denen sich zu trennen nicht realistisch ist. Ob ein Unternehmen eigenständig agiert oder Teil einer Private-Equity-Gruppe mit einer Buy-and-Build-Strategie ist: Der Bedarf an Kontrolle bleibt bestehen. Die grossen Projekte werden meist gut eingeführt, doch gerade die Änderungen werden schlecht nachgehalten. Und bei fünf Prozent Änderungen auf eine Million Einkaufskosten summiert sich das schnell.

Auch kleinere MSPs erkennen das, wobei dort häufiger der Preis eines vollständigen Pakets eine Rolle spielt. Für sie ist ein eigenständiges Modul ein logischer Einstiegspunkt. Bewährt es sich und bringt es nachweislich Geld ein, ist der Schritt zur vollständigen Suite später deutlich kleiner. Möchten Sie sehen, wie die gesamte Kette von der Bestellung bis zur Buchhaltung aussieht? Dann schauen Sie, wie Sie die Abrechnung von der Bestellung bis zur Buchhaltung automatisieren.

Das Ökosystem als Fundament für skalierbares Wachstum

MSPs arbeiten selten mit nur einem Lieferanten oder einem zentralen System. Jede zusätzliche Datenquelle macht den Abrechnungsprozess anfälliger. Deshalb ist das Ökosystem, mit dem Sie sich verbinden, so entscheidend. ResalePartners verfügt über mehr als 110 Integrationen mit Lieferanten und Plattformen, von Telekom-Anbietern wie KPN, Dstny, Gamma und RoutIT bis zu Softwareanbietern wie Microsoft 365 und Distributoren wie Pax8, TD Synnex und Ingram Micro. Auch PSA-Tools wie HaloPSA, Autotask und ConnectWise sowie Buchhaltungspakete wie Exact Online gehören dazu.

Für die Geschäftsführung ist das aus zwei Gründen relevant. Erstens müssen Sie nicht für jeden Lieferanten erneut eine Anbindung bauen und pflegen. Die verschiedenen Datenströme werden innerhalb eines Prozesses verarbeitet, was die Automatisierung einfacher und skalierbarer macht. Zweitens sichert es Ihre Unabhängigkeit: Sie sind nicht an ein Ökosystem gebunden und können Ihren Lieferantenmix ändern, ohne die Plattform zu wechseln.

Das macht vor allem für MSPs einen Unterschied, die durch Übernahmen wachsen und dadurch mit neuen Lieferanten, Vertragsformen und Verwaltungen zu tun bekommen. Die Plattform fungiert dann auch als Marktplatz, an dem Sie sich einfach an neue Anbieter anbinden. Warum einzelne Lieferantenportale strukturell zu kurz greifen, lesen Sie im Beitrag darüber, warum Excel und einzelne Tools zu kurz greifen.

Was es der Geschäftsführung und dem CFO letztlich bringt

Unter dem Strich geht es um drei Dinge: Marge, Zeit und Ruhe. Nicht fakturierte Dienste treffen direkt die Marge. Laut ResalePartners bringt eine strukturelle InkoopControle eine Umsatzverbesserung, die schnell auf zwei Prozent steigen kann, während ein Margenverlust von zwei bis fünf Prozent ohne Überwachung leicht bestehen bleibt. Bei einer Million Umsatz ist das kein Detail.

Hinzu kommt der Zeitgewinn. Viele MSPs verbringen monatlich einen oder mehrere Arbeitstage damit, Abrechnungsdaten zu sammeln, zu prüfen und zu korrigieren. Die Automatisierung spart davon bis zu 80 Prozent. Diese Zeit kann zurück in Dienstleistung, Kundenbeziehungen und Innovation fliessen, gerade in einem Markt, in dem technische und finanzielle Profile knapp sind.

Und dann ist da die Ruhe. Ein kleiner MSP möchte nicht im Nachhinein bei einem Kunden anklopfen mit der Mitteilung, dass noch ein Jahr an vergessenen Lizenzen zu bezahlen ist. Wenn Marge keine Schätzung am Monatsende mehr ist, sondern eine durchgehend sichtbare Zahl, verschiebt sich die Abrechnung von einer administrativen Last zu einem strategischen Steuerungsinstrument. Genau das, was Sie als Geschäftsführung wollen. Wie viel Ihnen aktuell entgeht, rechnen Sie in der Übersicht nach, was Umsatzverlust Sie auf Jahresbasis kostet.

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