InkoopControle vs. PSA und Buchhaltungssystem für MSPs

Dies sind die wichtigsten Punkte

• Eine PSA verwaltet Tickets, Stunden, Assets und SLAs. Sie ist nicht für die Prüfung von Lieferantenrechnungen oder die Einkaufsverknüpfung pro Kunde konzipiert.
• Ein Buchhaltungssystem erfasst und verbucht, was eingeht. Es prüft nicht inhaltlich, ob Lieferantenrechnungen korrekt sind.
• Die Einkaufskontrolle vergleicht Lieferantenrechnungen inhaltlich mit Verträgen, Verbrauch und Kundenprofilen. Genau das leisten die anderen beiden Systeme nicht.
• Die drei Systeme ergänzen einander: Jedes hat eine eigene Funktion und sie verstärken sich gegenseitig, wenn sie richtig gespeist werden.
• Die Einkaufskontrolle ist das Bindeglied, das dafür sorgt, dass Ihre PSA und Ihr Buchhaltungssystem mit zuverlässigen, inhaltlich geprüften Einkaufsdaten gespeist werden.

In diesem Artikel behandeln wir die folgenden Themen:

• Das Missverständnis, das MSPs Geld kostet
• Was eine PSA leistet und was nicht
• Was ein Buchhaltungssystem leistet und was nicht
• Was die Einkaufskontrolle leistet, was die anderen beiden nicht tun
• Wie die drei Systeme als sich ergänzendes Ganzes zusammenwirken
• Der Vergleich im Überblick
• Häufig gestellte Fragen

Das Missverständnis, das MSPs Geld kostet

Viele MSPs glauben, ihren Einkauf gut im Griff zu haben, weil sie eine PSA nutzen und ihre Rechnungen in der Buchhaltung erfasst sind. Diese Überzeugung klingt logisch: Die PSA erfasst Verträge, Stunden und Dienste pro Kunde. Die Buchhaltung verarbeitet die Lieferantenrechnungen. Zusammen sollten sie doch ausreichend Kontrolle bieten?

In der Praxis fehlt beiden dasselbe: die inhaltliche Prüfung dessen, was der Lieferant in Rechnung stellt, im Verhältnis zu dem, was vereinbart, bestellt und geliefert wurde. Eine PSA erfasst, dass Kunde A ein Microsoft 365-Abonnement hat. Aber vergleicht sie die Einkaufsrechnung von Microsoft mit diesem Abonnement? Nein. Ein Buchhaltungssystem verbucht die Rechnung von Dstny. Aber prüft es, ob der in Rechnung gestellte Verbrauch mit den aktiven Diensten pro Kunde übereinstimmt? Nein. Genau diese Lücke ist der Ort, an dem Margenverluste entstehen, und genau dort beweist die Einkaufskontrolle als dritte Ebene ihren Wert.

Was eine PSA leistet und was nicht

Eine PSA (Professional Services Automation) ist darauf ausgelegt, die operative Seite eines MSP zu automatisieren. Systeme wie HaloPSA, Autotask und ConnectWise Manage decken die folgenden Kernfunktionen ab: Ticketverwaltung und Servicedesk, SLA-Management, Stunden- und Zeiterfassung, Asset-Verwaltung, Vertragsverwaltung und Projektmanagement. Die PSA sorgt dafür, dass Ihr Team weiß, welcher Kunde welche Dienste bezieht, welche Tickets offen sind und wie viele Stunden gebucht wurden. Das ist für jeden MSP, der mehrere Kunden betreut, unverzichtbar.

Was eine PSA grundsätzlich nicht leistet:

• Lieferantenrechnungen inhaltlich mit Vertragsvereinbarungen vergleichen
• Tarifabweichungen oder Mengenfehler in Einkaufsrechnungen erkennen
• Einkaufskosten pro Kunde mit Lieferantenrechnungsposten verbinden
• CDR-Daten mit dem zugehörigen Gesprächs-, SMS- oder Datenbundle verarbeiten.
• Automatisch melden, wenn ein gekündigter Dienst weiterhin in Rechnung gestellt wird

Was ein Buchhaltungssystem leistet und was nicht

Ein Buchhaltungssystem wie Exact Online, Twinfield oder AFAS ist für die Finanzverwaltung und Berichterstattung konzipiert. Zu den Kernfunktionen gehören: Rechnungserfassung (Einkauf und Verkauf), Debitoren- und Kreditorenverwaltung, Umsatzsteuererklärung, Hauptbuchbuchung, Jahresabschluss und Finanzberichterstattung.

Ein Buchhaltungssystem ist der Ort, an dem alles zusammenläuft. Einkaufsrechnungen werden als Kosten verbucht, Verkaufsrechnungen als Umsatz, Zahlungen werden verarbeitet und die Bilanz stimmt am Ende des Jahres. Das ist die Funktion der Buchhaltung: korrekte finanzielle Erfassung.

Was ein Buchhaltungssystem grundsätzlich nicht leistet:

• Prüfen, ob eine Lieferantenrechnung inhaltlich mit den Vertragsvereinbarungen übereinstimmt
• Einkaufskosten pro Endkunde aufschlüsseln
• Erkennen, dass ein Rechnungsposten zu einem bereits gekündigten Dienst gehört
• Vergleichen, was Sie eingekauft haben, mit dem, was Sie pro Kunde weiterberechnet haben
• Eine Margenübersicht pro Kunde, pro Dienst oder pro Lieferant bieten

Die Buchhaltung erfasst die Realität, nachdem sie eingetreten ist. Wenn eine Lieferantenrechnung unberechtigt ist oder Einkaufskosten nicht pro Kunde verbunden wurden, verarbeitet die Buchhaltung das einfach. Sie erkennt den Fehler nicht; sie hält ihn fest.

Was die Einkaufskontrolle leistet, was die anderen nicht tun

Die Einkaufskontrolle schließt die Lücke zwischen der PSA und der Buchhaltung. Sie ist die Ebene, die aktiv prüft, was auf der Einkaufsseite eingeht, und dies mit dem vergleicht, was vertraglich vereinbart und pro Kunde festgelegt wurde. Konkret leistet die Einkaufskontrolle das Folgende, was PSA und Buchhaltung nicht tun:

• Inhaltliche Rechnungsprüfung: Jede Einkaufsrechnung wird mit der Vertragsvereinbarung, dem vereinbarten Tarif und den aktiven Diensten pro Kunde verglichen. Abweichungen werden sofort erkannt.
• Einkaufsverknüpfung pro Kunde: Einkaufskosten werden automatisch mit dem zugehörigen Kundenprofil verbunden. Das macht den Kostenpreis pro Kunde transparent und die Weiterberechnung nachvollziehbar.
• Proaktive Abweichungserkennung: Bevor die Kundenrechnung das Haus verlässt, ist sichtbar, ob Abweichungen vorliegen. Nicht nachträglich beim Monatsabschluss, sondern im Moment des Rechnungseingangs.
• Margenübersicht pro Kunde und Dienst: Einkaufsdaten und Verkaufsdaten werden nebeneinandergestellt. Sie sehen pro Kunde, pro Dienst und pro Lieferant, wie hoch die tatsächliche Marge ist.

Möchten Sie mehr über die konkreten Abweichungen erfahren, die die Einkaufskontrolle aufspürt? Lesen Sie dann auch, wie Sie Abweichungen in Lieferantenrechnungen erkennen als strukturellen Bestandteil Ihres Betriebs.

Wie die drei Systeme als sich ergänzendes Ganzes zusammenwirken

Die stärkste MSP-Verwaltung kombiniert alle drei Ebenen. Jedes System hat eine eigene Rolle und speist das nächste System mit zuverlässigeren Daten.

Die PSA ist die operative Ebene: Sie erfasst, welche Dienste pro Kunde aktiv sind, was bestellt wurde und welche Tickets offen sind. Diese Informationen bilden den Input für die Einkaufskontrolle: Welche Dienste werden pro Kunde auf der Einkaufsrechnung erwartet?

Die Einkaufskontrolle ist die Verifizierungsebene: Sie lädt die Einkaufsrechnung ein, vergleicht sie mit den PSA-Daten und den Vertragsvereinbarungen, erkennt Abweichungen und verbindet geprüfte Einkaufskosten pro Kunde. Diese geprüften Einkaufsdaten bilden den Input für die Buchhaltung: korrekte, nachvollziehbare Kosten pro Kunde, die verbucht werden können.

Die Buchhaltung ist die Erfassungsebene: Sie verarbeitet, was nach der Einkaufskontrolle freigegeben wurde. Der Jahresabschluss, die Umsatzsteuererklärung und die Finanzberichterstattung sind korrekt, weil die Daten zuvor bereits geprüft wurden.

InkoopControle von ResalePartners ist speziell als diese Verifizierungsebene konzipiert. Es verbindet sich mit PSA-Tools wie Autotask und HaloPSA für Kundendaten und schließt für die Buchungen an Buchhaltungssysteme wie Exact Online an. Die PSA und die Buchhaltung bleiben bestehen, werden aber zuverlässiger gespeist. Möchten Sie auch wissen, wie Einkaufskosten pro Kunde verbunden werden als Fundament für diese Verifizierungsebene? Und wie mehr als 110 Lieferanten angebunden werden um die Einkaufsdaten automatisch verfügbar zu machen? 

Der Vergleich im Überblick

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