Een betaling vastleggen bij een klantfactuur

Leestijd: 3 minuten

Update · Facturatie en abonnementen

Je klant heeft betaald en je wilt de betaaldatum en het ontvangen bedrag bij de factuur vastleggen. Op de nieuwe factuurpagina kan dat voor een volledige betaling én voor een deelbetaling. Daarbij leg je vast hoeveel je in totaal op die factuur hebt ontvangen.

Vul het totaal ontvangen bedrag in

Open de verstuurde klantfactuur in de nieuwe interface en gebruik de actie om de betaling vast te leggen. Vul de betaaldatum en het ontvangen bedrag inclusief BTW in. Het formulier toont ook het factuurtotaal, zodat je de bedragen naast elkaar kunt controleren.

Het bedrag is het totaal tot dat moment, niet alleen de laatste betaling. Stel dat een factuur € 121 bedraagt en je eerst € 50 en daarna € 30 ontvangt. Bij de tweede registratie vul je € 80 in. Zolang het totaal onder het factuurbedrag ligt, krijgt de factuur de status gedeeltelijk betaald. Bij het volledige bedrag wordt hij betaald.

De handmatige registratie blijft leidend

Na het opslaan laat de automatische betaalstatuscontrole deze factuur met rust. Zo wordt jouw registratie niet teruggezet door een koppeling die de betaling nog niet kent. Dit geldt ook wanneer je een factuur vanuit een factuurlijst als betaald markeert of voor meerdere facturen een betaaldatum vastlegt.

Wil je de automatische controle voor deze factuur weer laten bepalen wat de betaalstatus is? Een bevoegde gebruiker aan de afzenderkant kan de synchronisatie via de beschikbare link hervatten. Annuleer je de betaling, dan worden de vastgelegde betaaldatum en het bedrag verwijderd en wordt de factuur weer meegenomen in de automatische controle.

Controleer factuur, bedrag en datum samen

De registratie hoort bij de factuur die je hebt geopend. Controleer daarom vóór het opslaan of je de juiste klantfactuur en het juiste totaal hebt gekozen, zeker als een klant in delen betaalt. Het bedrag moet binnen het factuurtotaal blijven.

Bij een creditfactuur zijn zowel het factuurtotaal als het vastgelegde bedrag negatief. Gebruik daar dus het negatieve verrekende bedrag. Dezelfde keuze tussen gedeeltelijk en volledig betaald blijft van toepassing.

Met één registratie houd je het ontvangen totaal, de betaaldatum en de betaalstatus van de factuur bij elkaar.