Een apart kopieadres voor factuurherinneringen

Leestijd: 3 minuten

Update · Facturatie en abonnementen

Wil je als finance- of backofficeteam kunnen volgen welke factuurherinneringen worden verstuurd? In de brandinstellingen kun je hiervoor een eigen kopieadres instellen. Dat adres ontvangt een aparte e-mail bij de herinnering aan je klant.

Kies een adres voor herinneringen

Een bevoegde beheerder legt het kopieadres vast in de brandinstellingen. Het veld is beschikbaar wanneer de brand betaaldatumregistratie of automatische factuurherinneringen gebruikt. Je kunt hier bijvoorbeeld het adres gebruiken waarop jouw team de opvolging van openstaande facturen bijhoudt.

De instelling geldt voor de eerste, tweede en derde herinnering. Daarbij maakt het niet uit of de herinnering handmatig wordt verstuurd of via de automatische herinneringen loopt. Je hoeft het kopieadres dus niet opnieuw bij iedere afzonderlijke verzending op te geven.

Een eigen e-mail voor de kopieontvanger

De kopieontvanger krijgt een afzonderlijke mail. Het adres wordt niet zichtbaar in de e-mail die naar je klant gaat. Zo kan je team de verzending volgen zonder dat het interne kopieadres bij de klant in de ontvangerslijst verschijnt.

Ook als de herinnering per post wordt bezorgd, wordt het ingestelde kopieadres meegenomen als e-mailontvanger. De ontvangst van een kopie is daarmee gekoppeld aan de herinnering en niet alleen aan de keuze om de klant zelf per e-mail te benaderen.

Houd de verschillende kopieadressen uit elkaar

Het kopieadres voor herinneringen is een eigen instelling. Het adres voor kopieën van gewone factuurmails wordt hiervoor niet automatisch gebruikt. Ook de cc bij de voorafgaande aankondiging van automatische herinneringen is een andere instelling.

Kies daarom het adres dat de herinnering zelf moet ontvangen. Een mailbox voor het verwerken van factuurkopieën hoeft niet dezelfde mailbox te zijn als die van het team dat openstaande betalingen opvolgt. Laat je het herinneringskopieadres leeg, dan voegt deze instelling geen extra ontvanger toe.

Met een eigen kopieadres kan het juiste team de verstuurde herinneringen ontvangen.