Autotask koppelen aan bestaande portalklanten

Leestijd: 3 minuten

Update · Koppelingen en API

Je klanten staan al in de ResalePortal en je wilt ze verbinden met de bijbehorende bedrijven in Autotask. Daarbij wil je de klantgegevens in de portal zelf blijven beheren. De stand voor alleen koppelen legt de verbinding zonder nieuwe portalklanten aan te maken of bestaande klantgegevens over te nemen.

Koppel op het bedrijfsnummer

De synchronisatie kijkt eerst of de portalklant al aan het Autotask-bedrijf gekoppeld is. Voor een nieuwe koppeling vergelijkt hij het bedrijfsnummer uit Autotask met het debiteurnummer of de referentie van een bestaande portalklant. Een vergelijkbare bedrijfsnaam is daarvoor niet voldoende.

Zet het bedrijfsnummer bij voorkeur in het veld dat jouw brand als klantnummer gebruikt. Zo blijft dezelfde nummering ook bruikbaar bij andere synchronisatiestanden. Zorg dat de nummers eenduidig zijn: als meerdere actieve portalklanten hetzelfde passende nummer hebben, wordt geen keuze voor jou gemaakt. Dat conflict moet eerst worden opgelost.

Behoud de klantgegevens die je al beheert

In de stand voor alleen koppelen verandert alleen de verbinding met Autotask. Naam, adres, betaalgegevens en accountmanager blijven zoals ze in de portal staan. Een klant die al gekoppeld is, wordt ook niet naar een ander Autotask-bedrijf verplaatst.

Bestaat er nog geen passende portalklant, dan wordt het Autotask-bedrijf overgeslagen. Je bepaalt zelf of je die klant later in de portal aanmaakt. Inactieve portalklanten blijven inactief en worden niet gekoppeld, ook niet als voor andere synchronisatiestanden een instelling is gekozen die klanten opnieuw activeert. De keuze voor alleen koppelen begrenst dus welke wijzigingen de synchronisatie mag doen.

Volg het resultaat van de synchronisatie

De instelling gebruikt de bestaande uurlijkse klantsynchronisatie. Het opslaan van de keuze betekent daarom niet dat iedere klant direct gekoppeld is. Controleer na een verwerkingsronde de automatiseringslog voor het resultaat.

De samenvatting maakt onderscheid tussen gekoppelde klanten, bedrijven zonder passende portalklant en bedrijven die niet konden worden gekoppeld. Een bedrijf zonder passende klant is in deze stand een verwachte uitkomst. Een conflict door meerdere actieve matches vraagt wel om controle van de klantnummers. Nadat je de oorzaak hebt aangepast, kan een volgende synchronisatieronde de koppeling opnieuw beoordelen.

Deze instelling past als je Autotask-bedrijven wilt verbinden met je bestaande klanten en de klantgegevens in de portal wilt blijven beheren.