Exact Online-abonnementen naar de ResalePortal importeren

Leestijd: 3 minuten

Update · Koppelingen en API

Beheer je abonnementen in Exact Online en wil je ze voor de klantfacturatie in de ResalePortal gebruiken? De abonnementsimport leest nieuwe en gewijzigde abonnementsregels uit je Exact-administratie in. Via Inkoopbeheer komen ze in de verwerking voor verkoop terecht.

Begin met de administratie en klantkoppeling

De geselecteerde Exact Online-administratie moet de Abonnementenmodule hebben. Daarnaast is een ingerichte Exact-koppeling nodig en moet ResalePartners de aparte instelling voor abonnementsimport inschakelen. De gewone koppeling voor factuurexport betekent dus niet dat abonnementsimport vanzelf aanstaat.

Voor de klanttoewijzing gebruikt de import de bestaande Exact-klantkoppeling of een eenduidig passend klantnummer. Controleer die verbinding voordat je regels verwerkt. Een niet herkende of onduidelijke klantkoppeling vraagt om jouw beoordeling. Ook het diensttype moet bekend zijn: je kunt de inrichting vooraf vastleggen of een ontbrekende toewijzing bij de verwerking aanvullen.

Beoordeel de regels voor verkoop

Na activering start je de import vanuit het overzicht in Inkoopbeheer. De import is gericht op terugkerende abonnementsregels met een maand-, kwartaal-, halfjaar- of jaarperiode. Wekelijkse periodes en regels die niet terugkerend zijn, worden overgeslagen.

De geïmporteerde gegevens leiden tot Goed te keuren regels voor verkoop. Er worden geen bijbehorende inkoopregels aangemaakt, ook al begint de verwerking in Inkoopbeheer. Standaard staat automatisch goedkeuren uit. Een afwijkende instelling voor jouw koppeling kan dit veranderen; controleer daarom hoe die bij jou is ingericht.

Bekijk bij de beoordeling de klant, het product, het aantal, de verkoopprijs en de factuurperiode. Controleer ook de begindatum en tot wanneer al is gefactureerd. Zo beoordeel je de import op de afspraken die je daadwerkelijk wilt factureren.

Let op wijzigingen en beëindigingen

Een volgende import neemt nieuwe of gewijzigde regels mee en slaat ongewijzigde regels uit een eerdere import over. Bij bestaande lopende portalabonnementen blijft de al opgebouwde facturatiestand in de portal leidend. Bij een eerste import kan de stand uit Exact meetellen; oudere of ontbrekende facturatiegegevens kunnen een controlemelding opleveren.

Controleer zulke meldingen voordat je goedkeurt. Gebruikt Exact een andere factuurontvanger dan het bestellende account, dan vraagt ook dat verschil aandacht. De inrichting van de factuurontvanger in de portal blijft leidend.

Een vastgelegde einddatum kan met de import meekomen. Verdwijnt een abonnement uit Exact zonder einddatum, dan herkent deze import dat niet als een automatische beëindiging in de portal. Deze import schrijft zelf geen abonnementswijzigingen terug naar Exact.

Zo gebruik je Exact-abonnementsgegevens als invoer voor de verkoopverwerking, met aandacht voor de klantkoppeling en de bestaande facturatiestand.