Factuurherinneringen voorbereiden in Onbetaalde facturen

Leestijd: 3 minuten

Update · Facturatie en abonnementen

Voor je factuurherinneringen verstuurt, wil je weten welke facturen daarvoor in aanmerking komen en welk bedrag nog openstaat. In de nieuwe GUI bereid je dit voor vanuit het bestaande overzicht Onbetaalde facturen. Je controleert de selectie in een voorbeeld, start de verwerking en kunt een onderbroken bulkverzending hervatten.

Selecteer vanuit je bestaande overzicht

Gebruik de zoekfunctie en filters om de facturen te vinden die je wilt beoordelen. Je kunt onder meer filteren op herinneringsfase, ouderdom en betaalwijze. Met Klaar voor herinnering beperk je het overzicht tot de relevante selectie. De filters gelden ook wanneer je over alle pagina’s selecteert of een export maakt.

Daarmee begint de voorbereiding op dezelfde plek waar je de onbetaalde facturen bekijkt. Let bij aantallen op het verschil: het overzicht bevat facturen, terwijl de herinneringsteller debiteuren telt. Eén debiteur kan dus meerdere facturen in het overzicht hebben.

Bekijk bedragen en redenen vóór verzending

Het voorbeeld laat de geselecteerde facturen zien, met betaaltermijnen, eerdere herinneringen en credits. Ook positieve facturen die niet mogen worden herinnerd blijven herkenbaar. Wijzig je de selectie, dan vervangt een nieuw voorbeeld het eerdere voorbeeld. Je bevestigt dus de selectie die je daadwerkelijk wilt verwerken.

Een openstaand bedrag is op zichzelf niet voldoende om te herinneren. De portal houdt bijvoorbeeld rekening met een nog lopende betaaltermijn, een recente herinnering, een geschil of overdracht voor incasso. Ook uitgeschakelde herinneringen of ontbrekende adresgegevens kunnen verzending tegenhouden. Als geen geselecteerde factuur in aanmerking komt, vermeldt de melding de redenen en waar relevant de vroegste einddatum van een nog lopende betaaltermijn van een eerdere herinnering.

Volg de verwerking en hervat waar nodig

Na bevestiging worden de gegevens opnieuw gecontroleerd voordat een herinnering wordt klaargezet. Zijn facturen of verzendinstellingen sinds het voorbeeld veranderd, dan wordt dat onderdeel overgeslagen. Maak daarvoor een nieuw voorbeeld, zodat een verouderde selectie niet ongemerkt wordt gebruikt.

De voortgang blijft beschikbaar. Een onderbroken bulkverwerking kun je hervatten en mislukte onderdelen kunnen opnieuw worden geprobeerd. De verwerking onderscheidt wat is klaargezet, overgeslagen of mislukt; klaargezet betekent nog niet dat het bericht bij de ontvanger is bezorgd. Ook de actie om direct een herinnering klaar te zetten gebruikt de controles op geschiktheid.

Je bereidt herinneringen voor vanuit de facturen zelf en houdt zicht op uitzonderingen en voortgang.