Keuzeopties van eigen velden wijzigen

Leestijd: 3 minuten

Update · Klanten en contracten

Een teamnaam verandert, een categorie krijgt een andere naam of een oude keuze is niet meer nodig. Als die optie al bij klanten of diensten is ingevuld, wil je bewust bepalen wat er met die gegevens gebeurt. Bij keuzeopties van eigen velden kun je daarom de lijst aanpassen én expliciet kiezen of bestaande waarden mee veranderen.

Kies wat er met bestaande waarden gebeurt

Bij het bewerken van een keuze- of radioveld zie je hoe vaak een opgeslagen waarde wordt gebruikt. Hernoem je een bestaande optie, dan kun je aangeven dat de bestaande waarden ook naar de nieuwe tekst moeten veranderen. Dat past bijvoorbeeld bij het corrigeren van een schrijfwijze die overal hetzelfde moet worden.

Je kunt de wijziging ook beperken tot de keuzelijst. De oude tekst blijft dan staan bij de gegevens waar die al was ingevuld. Voor het opslaan toont de bevestiging welke gebruikte waarden veranderen en welke behouden blijven, met de bijbehorende aantallen. Zo kun je het effect van je keuze controleren.

Behoud oude waarden of koppel ze opnieuw

Een opgeslagen waarde hoeft niet meer in de huidige keuzelijst te staan. Dat kan bewust zijn: een voormalige medewerker of een oude categorie kan nog betekenis hebben voor bestaande gegevens. Het verwijderen van een optie uit de lijst wist die opgeslagen waarden daarom niet.

Bij het bewerken van de betreffende klant of dienst blijft zo’n oude waarde geselecteerd, totdat je zelf een andere keuze maakt. Wil je de oude waarden wel opschonen, dan kun je in het beheer van het eigen veld een waarde buiten de lijst aan een huidige optie koppelen. Per waarde kun je ook besluiten alles te laten zoals het is.

Velden die een proces aansturen vragen extra aandacht

De portal beschermt specifieke eigen velden die worden gebruikt voor monitoring, de SLA-berekening van KPN ÉÉN Excellence of een lopende facturatierun. Voor deze beschermde velden is het mee wijzigen van bestaande waarden geblokkeerd. Een andere veldnaam kiezen in dezelfde opslag omzeilt die bescherming niet.

Een optie in de lijst een andere tekst geven is iets anders dan opgeslagen waarden meeveranderen. Ook bij een beschermd veld kan de nieuwe tekst bij latere invoer worden gebruikt. Controleer daarom vooraf of die tekst nog aansluit op het proces dat het veld gebruikt.

Met de aantallen en de afzonderlijke keuzes kun je een keuzelijst aanpassen zonder de bestaande invulling uit het oog te verliezen.