ZUGFeRD en Factur-X toevoegen aan een factuur-PDF

Leestijd: 3 minuten

Update · Facturatie en abonnementen

Vraagt een klant om een factuur die zowel leesbaar als digitaal verwerkbaar is? In de ResalePortal kun je per factuurontvanger instellen dat de definitieve factuur-PDF ook gestructureerde factuurgegevens bevat. De portal gebruikt daarvoor ZUGFeRD / Factur-X, met een XML-bestand in de PDF.

Leesbare factuur en gegevens in hetzelfde bestand

De ontvanger krijgt een PDF die gewoon te bekijken is. Daarin worden de factuurgegevens opgenomen als XML volgens het EN 16931-profiel. Software die dit formaat ondersteunt kan die gegevens uitlezen, bijvoorbeeld voor verdere verwerking in het boekhoudpakket van de ontvanger. Of dat pakket het bestand accepteert, hangt ook van de ondersteuning en inrichting aan die kant af.

De portal bouwt de gegevens op uit de betreffende factuur, waaronder partijen, factuurregels, BTW en totalen. Gewone facturen, creditfacturen en commissiefacturen krijgen daarbij hun eigen behandeling. Bij commissiefacturen houdt de verwerking rekening met de andere rolverdeling tussen de partijen.

Stel het in voor de juiste ontvanger

Je schakelt de optie in bij de factuurinstellingen van de betreffende klant. Daarmee bepaal je per ontvanger of de portal deze gegevens aan de factuur-PDF toevoegt. De instelling geldt voor definitieve facturen. Conceptfacturen en pro-formafacturen krijgen via deze functie geen XML.

Spreek vooraf met de ontvanger af of het formaat past bij diens verwerking. Controleer ook de adres- en factuurgegevens in de portal. De XML wordt uit die gegevens opgebouwd; een vinkje kan ontbrekende of tegenstrijdige brongegevens niet oplossen. Voor een eerste controle gebruik je daarom een definitieve factuur waarvoor de optie is ingeschakeld.

De portal controleert de gegevens vóór toevoeging

Voordat de XML aan de PDF wordt toegevoegd, controleert de portal de brongegevens en de opbouw van het bestand. Kan de omzetting niet worden voltooid, dan blijft de gewone PDF behouden en wordt het probleem intern gemeld. De instelling is dus geen garantie dat iedere factuur ook XML bevat.

Een eerder verzonden, opgeslagen PDF wordt niet achteraf aangevuld met actuele gegevens. Zo wordt een document dat de ontvanger al heeft niet alsnog gecombineerd met informatie die later is gewijzigd. De toevoeging hoort bij het maken van de betreffende factuur-PDF; het inschakelen van de optie betekent niet dat je volledige factuurhistorie wordt omgezet.

Met deze klantinstelling bied je geschikte ontvangers factuurgegevens aan in hetzelfde bestand als de leesbare factuur.