7 stappen tot een succesvolle implementatie

De Implementatie coördinator inventariseert alle wensen vanuit het voortraject en start met inrichten van de Portal omgeving en bereid de verschillende acties voor zodat toegang tot het platform direct bij de kick-off meeting gedeeld kan worden.

We hebben een kick-off meeting met de ResalePartners consultant, Implementatie Coördinator en Development en/of Architect. Dit is de overdracht van Business Development naar Implementatie en start van Fasering 1 uit de overeenkomst. Het belangrijkste is dat we de verwachtingen nog een keer goed doornemen, en wat we waarom gaan oplossen. We presenteren onze aanpak met overlegstructuur, we inventariseren de contactpersonen, de belangrijkste gegevensbronnen en alle leveranciers. De planning en fasering wordt uitgebreid doorgenomen en acties worden al direct bijgewerkt in de project actielijst voor het volgende overleg. De inlog voor het platform wordt direct na de meeting verstrekt, we starten de facturatie omdat de toegang is gestart.

We verzamelen relevante gegevens van de verschillende leveranciers, de producten die daar ingekocht worden en relevante gegevens voor in het platform. Denk hierbij aan klantgegevens, structuur van deze klanten voor hiërarchie – contactpersoon gegevens van de gebruikers. In het geval van een indirect kanaal verzamelen we ook gegevens van deze agenten/dealers, resellers, wholesalers of ISP’s voor import. Ook verzamelen we gegevens over het portfolio, hoe dit ingericht is en hoe het ingericht dient te worden met de verschillende verkoopprijzen en tariefplannen. Het kan zijn dat we per product, leverancier of een andere groepering/ fasering aanhouden om het overzichtelijk voor iedereen te houden – deze planning op basis van de fasering uit de overeenkomst hebben we in het kick-off overleg al vastgesteld.

We richten de klantportalen (eindgebruikersomgevingen) in en helpen bij de huisstijl en alle instellingen zoals bijvoorbeeld de verschillende rechten voor de verschillende gebruikers van jouw bedrijf en de rechten voor jouw klanten in de omgeving. We richten de facturatie presentatie in, hoe deze online en offline gepresenteerd moet worden voor de verschillende klantgroepen. We starten hierbij vaak met de Top 10-20 meest complexe klanten die maatwerk hebben of nu veel tijd kosten. De praktijk leert dat de ‘andere’ klanten dan vaak simpel in te richten zijn. Er wordt nu ook gestart met test gebruikers in de organisatie.

Het testen is begonnen, tijdens de inrichting testen we al veel, we bekijken nu met elkaar in de praktijk in een schaduwomgeving of alle facturatie klopt en het platform naar wens is ingesteld. Als de inrichting is afgerond volgens planning, dan wordt de schaduwfacturatie uitgevoerd. Er vinden verschillende controles plaats en er is veel ruimte voor uitleg hoe het facturatieproces en de inkoopcontroles goed en snel uit te voeren zijn – de facturatie instellingen en alle mogelijkheden worden stap voor stap doorgenomen bij de schaduwfacturatie.

We ronden de eerste fase met elkaar af, de eerste ‘echte’ facturatie wordt verstuurd en de eindgebruikers worden geactiveerd in de Portal zodat zij toegang krijgen tot het platform. In het overleg wordt een doorkijk naar fase 2 of fase 3 gemaakt, eventueel wordt dit direct ingepland.

De overdacht naar de beheer organisatie vindt plaats, we bekijken of nog een training nodig is en leggen uit hoe je wensen kan melden en na deze nazorg dragen we dit over. We sluiten het project af in het laatste opdrachtgever overleg en zorgen voor overdracht naar support. Bij het ingaan van nieuwe faseringen hebben we weer een kick off meeting (zie 2) om de impact te bepalen en ‘gaan’ de verschillende stappen hierboven weer door.